创建一个有组织的文件系统将使办公室运行更加顺畅，无论你是在家里工作还是在一个大型共享工作空间。当多个人使用相同的文件时，逻辑归档系统至关重要，因为它将允许每个人快速、轻松地访问他们需要的信息。如果你正在组织你的归档系统，计划至少留出一天时间去做它，这样你就不会丢失你在这过程中所做的事情。

要开始创建一个有组织的归档系统，请将您的工作分为两类：活动和归档。活动材料包括待处理的行动项目、正在进行的项目或需要随时获取的阅读材料。档案材料包括不需要随时可用的数据。计划在办公桌旁留出空间放置活动物品，并为档案工作留出另一个归档区域。还要为档案制定一个废弃时间表。在丢弃存档材料之前考虑法律约束：一些企业必须在一段时间内保持财务记录，例如…

考虑创建一个有组织的归档系统时正在进行的活动材料的类型。例如，如果你是一名会计，你可能会有你所在季度的未结发票、应付账款、到期账款和损益报告。如果你是一名设计师，你可能有几个正在进行的项目，为不同的客户，样品待定，出价，你正在等待回应，等等。为你的档案系统建立一套松散的类别，并计划在一般类别中建立子类别。这样，您就知道可以在一个中心位置找到所有待处理的发票。在该位置内，发票可能按供应商的字母顺序、金额顺序或其他对您有意义的方式进行组织。。

然后设置你的档案文件夹。当创建一个有组织的归档系统时，计划使用一种对你和办公室环境中的其他人来说合乎逻辑的方法。也许你想按项目的字母顺序组织档案。在一个文件存放在中心位置的小办公室里，档案可能应该按主题分类：项目、财务记录、用户手册等等。在每个大类中，制作较小的文件夹。

当你为一个有条理的文件系统制作文件夹时，在标签上使用大的、易于阅读的字体，这些字体要远远高于文件夹的其他部分，这样你就可以快速找到一个分区。您可能还会发现使用颜色编码的选项卡或文件很有帮助，这样您就可以清楚地看到类别之间的视觉细分。把文件夹、标签和设备放在手边，这样你就可以在需要的时候轻松地制作更多文件：不要屈服于“待归档”托盘的诱惑。

一旦建立了归档系统的框架，就可以整合所有需要归档的纸张和打印材料。清空所有的文件柜、待处理的托盘和其他文件堆。浏览所有材料，首先确定哪些需要保留，哪些需要扔掉。并非每一张纸都需要保存：保留相关或有用的材料，然后扔掉其余的。你的文件系统不应该包含企业历史上使用过的每一张纸。清除时，将材料分类为活动或存档类别，并将其归档到适当的区域。。

一旦你建立了一个有条理的归档系统，你可能会发现你的生活要轻松得多。通过频繁清理旧材料来维护系统，并保持归档状态，以防止材料累积。