第1部分第1部分，共2部分：编写标题

1. 1在左上角写下您的回信地址（以及您的姓名）。正式信件有一些长而详细的标题，其中既包含你自己的个人信息，也包含你联系的人的信息。尽可能多地提供这些信息。你应该做的第一件事是在左上角写下你的地址（和/或你的名字）。用标准的两行格式写下地址——换句话说，把你的街道地址放在左上角，把你的城市、州和邮政编码放在下面的一行。如果你选择包括你的名字，这不是必需的，把它放在最左上角，而不是你的地址，这将占据第二行和第三行。以下是我们如何书写姓名和地址的示例：威斯康星州密尔沃基跳街21号约翰·史密斯，12345

2. 2.在联系方式下方写上日期。接下来，写下当前日期。跳过地址下方的一行，然后写下日期，使其与页面左边缘对齐。日期以以下形式书写：月、日、年。一定要写明日期的月份，但不要写明日期或年份。以下是这份表格的样本日期：2014年4月1日

3. 3.在日期下方写上“内部地址”。最后，您必须指定您试图联系的人的姓名和地址。这被称为“内部地址”，因为它与信封外部的信息相同，只是在信封内部。跳过日期下方的一行，并将其与页面左边缘对齐。如果你知道你联系的人的名字，用这个开头。如果没有，至少试着包括他或她的头衔（例如，“英国文学教授”或“高级技术人员”）。如果你两者都知道，先写名字，然后在下一行写标题。如果你在这个人的工作地点给他写信，接下来，写下这个地方的名字。最后，在下面几行写下收件人的地址。这里有一个内部地址的例子：Jane Doe夫人体育场运营总监Wrigley Field1060 West Addison StreetChicago，伊利诺伊州，98765

4. 4考虑使用备用收割台布置。上面的说明并不是在正式信函中撰写标题的唯一方法。其他选择也是可以接受的。上述方法最常见的替代方法是将回信地址放在右上角，而不是左上角，并将日期放在内部地址下方，而不是上方。换句话说，在这个替代配置中，返回地址位于右上角，后跟一个跳过的行，后跟与页面左侧对齐的内部地址，后跟另一个跳过的行，后跟日期。

5. 5.对于随意的信件，只需写下日期即可。以上说明假设你是在正式场合或商务场合写信。如果你只是在给朋友或熟人写信，你可能想跳过正式标题的伪装。如果是这样，只需在左上角写上日期就足够了。在此之后，你可以继续致意和信的正文。

第2部分第2部分，共2部分：写问候语

1. 1在标题后划一条线，以正确定位问候语。问候语是以一封信开头的问候语——“亲爱的尊敬的同事”、“我的真爱”，等等。在称呼语方面，你有多种选择，每一种都适用于某些场合，而不适用于其他场合。无论你选择哪种称呼方式，都要确保它与纸张的左边缘对齐，并在两边留一条空行（换句话说，在它、信头和信体之间留一条空行）。请注意，问候语几乎总是以逗号结尾。在美国，写商务信函时，通常在称呼后使用冒号，而不是逗号。

2. 2如有疑问，请使用“亲爱的”。如果你对使用哪种称呼有任何疑问，标准的“亲爱的[姓名和/或头衔]”会产生奇迹。这种称呼适用于从正式到非正式，从严肃到内容的信件。如果包含标题，请仅使用收件人的姓氏。例如，“亲爱的史密斯先生”是正确的，而“亲爱的约翰·史密斯先生”则有些不同寻常。例如，我们可能会以简单的“亲爱的多伊太太”开头给多伊写信。如果我们愿意，我们可以加上她的头衔：“亲爱的多伊导演”。

3. 3考虑收件人的不确定性。有时，不可能确切地知道谁会收到你的信，例如当你给一家大型机构的某个部门写信时。在这些情况下，确保你的称呼不公平是很重要的。“亲爱的女士，如果你不知道收件人的姓名，我可以用“亲爱的先生，亲爱的女士”或“亲爱的女士，如果你不知道收件人的姓名，我可以在下面用“亲爱的女士，亲爱的女士”或“亲爱的女士”来代替。如果你不知道女性接受者的婚姻状况，请使用“女士”，而不是“女士”，如“亲爱的诺顿女士”。最后，如果你要给一家企业或机构写信，而不是给该企业或机构内的某个特定人员，你可能想用“信可能涉及的人”，而不是传统的称呼。有些人认为这种称呼不可取——也可以使用“亲爱的[机构名称]”，尽管这有点不正式。

4. 4仅在随意或亲密的场合使用非正式称呼。虽然在大多数正式和半正式场合下，你通常希望坚持使用“亲爱的”称呼，但如果你给亲密的朋友、重要的另一半或家人写信，你通常可以使用非正式的称呼。因为在这种情况下，你不再受礼仪规则的约束，你有各种各样的选择可供选择。下面是几个例子：如果你写信给一个好朋友或一个亲密的家庭成员，你可能想在问候语中使用一个昵称或宠物名（“亲爱的盖特”，“亲爱的方兹”，等等）。如果你写信给一个爱人或重要的其他人，你可以在问候语中花哨而深情，尽管你不必如此。“我的真爱”、“亲爱的斯摩苏姆”和“致我唯一的天使”与简单的浪漫问候一样有效，比如简单地写下收件人的名字，后跟逗号（即“约翰”或“简”）

样本信

商务信函样本

• 使用铅笔，这样你就可以抹去你的任何错误。如果你必须使用钢笔，确保你手边有白色的笔。
• 如果你感到沮丧，那就走开一分钟，让头脑清醒一下。
• 写完这封信后，如果你愿意的话，你可以用钢笔盖过铅笔。