減少無休止來回電子郵件的四種方法

電子郵件。不能忍受。沒有它就不能完成你的工作。我說得對嗎？去年我們發送了超過25億封電子郵件。壞訊息是。儘管有很多人厭惡，但這個數字預計只會增長。音量是個問題，你花在音量上的時間也是個問題。事實上，報告說你每小時檢查36次。36次。在一個小時內。...

Illustration for article titled Four Ways to Cut Down on Endless Back-and-Forth Emails

電子郵件。不能忍受。沒有它就不能完成你的工作。我說得對嗎？去年我們發送了超過25億封電子郵件。壞訊息是。儘管有很多人厭惡，但這個數字預計只會增長。音量是個問題，你花在音量上的時間也是個問題。事實上，報告說你每小時檢查36次。36次。在一個小時內。

一旦你開始涉足收件箱中的內容，你就需要花大約16分鐘的時間將註意力重新集中到其他工作上。哦，如果你需要一個藏在你郵件裡的醫生，你需要兩分鐘才能找到。算算一下：這很快就會給你的工作效率帶來麻煩。

你需要它來完成你的工作。你不能把它當作壞習慣扔掉。事實上，毫無疑問，這是你從同事那裡獲得資訊、批准或答案，從而完成工作的重要依靠。

但是如果你在發郵件的時候不清楚你想從別人那裡得到什麼，或者你沒有提出好的問題，記得每小時36次嗎？是的，好吧，看看這個估計會大幅增加。我懷疑這聽起來有吸引力。這裡有四個小貼士，你可以用來減少和加快你的交流和溝通比以往任何時候都好。

1.澄清你的問題

你有沒有把一個想法拋給同事，最後以“想法”作為結束語？如果你的目標是在緊迫的截止日期、專案方向或選擇建議上獲得某人的意見，你就必須給他一些更具體的東西。畢竟，他不想花更多的時間去破解你的資訊，而你也不想花更多的時間去閱讀他的回覆。

例如，如果你剛剛發送了一個需要採取行動的計劃，而不是以開放和含糊的“想法”作為結束，問一個具體的問題，比如，“到下週要實際執行這個計劃需要什麼？如果有什麼我能做的，請儘快告訴我。”你的同事能夠快速而直接地做出回應，你的回應質量也會更高。

2.開門見山

莎拉是你經常合作的A型專案成員，她希望每件事都提前幾周完成。她又來了。你會收到一封電子郵件，要求在短得離譜的期限內完成一個可交付成果。你很沮喪，很想回答“你能給我更多的時間在那個專案上嗎？”希望重新談判的最後期限。如果你這麼做了，光是解決時間線就需要六個以上的回覆。

相反，告訴你的同事你有能力做什麼，就這樣吧。”嘿，莎拉，我還有另外三個優先考慮的專案。我將在下週四完成這件事。如果我能早點完成，我會告訴你的。謝謝你的耐心。完成。

3.別再提問題了

有些郵件會生成不必要的郵件，因為您無意中邀請了響應。為了避免這種情況，不要用“這對你有意義嗎？”作為結束語，而是說“如果你有問題，請告訴我。”如果接收者有疑問，他會告訴你；否則，他就會知道不需要回應。

你也可以用“如果我們在這個問題上不一致，請告訴我”，或者“如果你想進一步討論這個問題，請告訴我”這樣的話來結束談話。這種簡潔的語言清楚地表明，除非對方有問題，否則談話就結束了。

4.別忘了標題

你資訊的主題是“效率黃金”。利用這些不動產，讓你的讀者知道他們需要花多少註意力，什麼時候花。把那些多餘的郵件放在***前面。

用你的標題來表示緊迫性、可交付成果和時間表。例如，標題可以是“Action needed by noon Friday | Acme project due next week”

現在你的讀者知道這需要一些註意。她知道，有一個最後期限的回應和工作，她需要把重點放在下週完成。這一個單一的，具體的宣告防止了一噸來回。

考慮到電子郵件作為傳送者和接收者所需要的時間和註意力，您可以看到一些簡單的技術將如何幫助您傳送郵件，從而產生較少的回覆，並改善您與同事或客戶之間的整體溝通。那不是很酷嗎？當你讓你的溝通變得超級高效時，你不僅會感覺到你能更好地控制你的收件箱，你的同事也會感激你幫助他們的效率。

但是，請記住，有時候你最好的辦法就是把對話離線。根據經驗，如果你在三次電子郵件交流中都無法解決問題，或者由於一個瘋狂的長執行緒而導致溝通失誤，那麼建議進行一次現場對話，這樣你就可以快速解決問題。

減少收件箱中來回電子郵件的4種方法| the Muse

Lea McLeod在困難時期指導人們工作。壞老闆。挑戰同事。讓你工作太久的自我破壞。她是“工作成功實驗室”的創始人，也是簡歷彩繪本的作者。開始她的免費21天，以和平在工作的電子系列。在Muse的Coach Connect上與Lea預訂一對一輔導課程。頂部圖片由onivelsper（Shutterstock）提供。