現在有很多高生產率的應用程式，但是如果你在一個有嚴格IT政策的地方工作，你可能會被排除在聚會之外。很難說服It部門讓你安裝Evernote或Chrome應用程式來幫助你完成任務。以下是如何使用你可能擁有的工具保持高效，甚至還可以在一旁偷偷地加入一些你最喜歡的工具。

釋放microsoft office的威力

如果您在一種什麼都被鎖定的辦公室中工作，那麼很可能Microsoft office是您公司的首選生產力套件，而Exchange是您公司首選的電子郵件平臺。這不是壞事！Microsoft Office提供了許多功能，可以幫助您隨時掌握待辦事項並保持收件箱井然有序。它們可能不像其他一些應用程式那樣華麗，但它們完成了任務。以下是一些有用的工具：

將onenote變成一個記筆記、待辦事項的組織中心

OneNote是您最喜歡的筆記工具之一，這是有充分理由的。如果工作計算機上有Microsoft Office的副本，則可能已經安裝了OneNote。OneNote非常適用於快速筆記、快速大綱、待辦事項清單和頭腦風暴。考慮到Office的其他部分常常在選單和核取方塊中隱藏一些更強大的功能，學習起來非常容易。

利用模板釋放OneNote的潛力：Microsoft有幾十個OneNote模板，您可以安裝這些模板（或使用USB驅動器）。載入到OneNote後，您將擁有從專案管理和會議紀要到用於組專案的選項卡式筆記本等所有內容的自定義筆記本。這些每日日曆模板可以幫助你的手臂圍繞你的時間表。如果您不確定如何應用已下載的模板，本文將向您展示如何應用。許多Microsoft最好的OneNote模板都顯示了它們的年齡（並且是為Office2007或更早版本構建的），但是它們在更高版本中仍然可以正常工作，一旦載入了它們，就可以調整它們以滿足您的特定需要。如果你想用你的筆記技巧回到最基礎的地方，這些空模板中的一些會給你一個空白板，你可以用任何你選擇的方式。

使用電源外掛擴充套件OneNote：如果您可以選擇在工作計算機上安裝某些東西，請考慮使用Chrome、Firefox和Opera的Clip to OneNote擴充套件。外接程式可以輕鬆地將瀏覽器中的專案儲存到OneNote。類似地，OneTastic是一個強大的OneNote外掛，它添加了強大的日曆模板、自動執行常見任務的內建巨集（例如，搜尋和替換或調整所有影象的大小）、收藏夾和快捷方式等。它確實擴充套件了OneNote的內建功能，並且適用於OneNote 2010和2013，因此，如果您是最新的，請嘗試一下。

使用OneNote捕獲任何內容，而不僅僅是文字：OneNote本機支援notes中的影象，您可以使用“繪製”選項卡建立自己的影象或文字批註。如果您使用的影象中有文字，請右鍵單擊它並選擇“從圖片中選擇文字”，以從中提取文字並使其可編輯。如果您喜歡與計算機通話，OneNote還支援多媒體備忘，如網路攝像頭中的錄音或影片。您甚至可以標記它們，並使用內建搜尋在所有其他筆記和筆記本中查詢它們。

隨時隨地記下OneNote筆記：最後，不要忘記OneNote也可用於iPhone、iPad和Android。如果您在工作時可以訪問SkyDrive，您可以將筆記和筆記本與之同步，併在**或平板電腦上的任何位置訪問它們。有關更多提示，請訪問Microsoft的OneNote部落格。他們經常在釋出產品新聞的同時釋出提示和竅門。

使前景服從你的意願

整本書都是關於如何最佳化Outlook以提高生產力的，但你不必閱讀它們就能得到核心資訊：Outlook是一個你應該用來提高生產力的工具，而不是讓它利用你。不要每次它叮噹響的時候就跳轉或者強迫性地檢查你的收件箱，調整它，這樣它對你更有效，並且只在你準備好的時候通知你。

使用Outlook找回你的一天：我們的一些處理電子郵件和日曆的最佳生產力技巧在Outlook中非常有效（我從經驗中說，我在上一份工作中經常使用它們）。例如，將Outlook設定為比預設值更少檢查電子郵件，可以在收件箱高峰到來之前為您提供充足的時間來工作和集中精力。90分鐘是我的口味；它足夠長，我可以完成工作，而不會錯過任何大的。如果有緊急情況，告訴別人透過其他方式聯絡你。把你的日程安排在實際工作時間之外，然後安排你的休息和放鬆時間，這樣人們就不會為你安排端到端的會議或電話會議。任何時候你真的想做某件事，把它放在日曆上，這樣別人就不會認為因為你的日程上沒有什麼，你就自由了。

使用快速部件節省鍵入時間：我們已經討論過文字擴充套件如何節省鍵入時間，但是如果不允許安裝文字擴充套件程式，Outlook的“快速部件”也可以用於電子郵件。如果你發現自己在電子郵件中一遍又一遍地重覆同一個文字，你可以將它們儲存為“**”選項卡（或選單）下的快速部分。複製任何選定的文字並將其儲存為快速部分，以便在將來的訊息中重用。然後，將“快速零件”按鈕新增到功能區或工具欄，以便將它們快速新增到將來的訊息中。

使用延遲傳送按您的條件傳送郵件：延遲傳送是Outlook內建的另一個重要功能。只需單擊新訊息視窗中的選項選項卡（或開啟選項選單），您將看到延遲交付。當你想要安排一條訊息，在它真正傳送之前收回一條訊息，或者你喜歡在晚上回覆郵件但不想在凌晨2點傳送它們時，它是完美的。

自定義Outlook檢視並使舊郵件更易於搜尋：自定義檢視為您提供特定型別郵件的視覺提示，以便您始終首先看到重要的內容。單擊“檢視”選項卡或選單，選擇“當前檢視”，然後選擇“自定義”。您可以為它們建立各種規則—我曾經將直接傳送給我的所有訊息設定為紅色。這個關於更改舊郵件的主題行的老技巧和這些Outlook調整現在和以前一樣好，儘管您可能需要在新選單或功能區按鈕下尋找一些相同的選項。如果您不能讓它們工作，或者您更希望有一個工具為您做這件事，前面提到的ToutApp是一個web服務和Outlook外掛的組合，非常強大。當然，你必須能夠安裝的東西，它的工作，所以有。

接受行動式應用程式

如果你真的錯過了你最喜歡的應用程式，可能會有一個行動式版本，你可以把它放在USB盤上（或你的智慧**上），然後執行而不需要安裝任何東西。一些辦公室甚至限制使用USB埠，並記錄連線USB裝置的嘗試，一些行動式應用程式在作業系統被鎖定為批准的應用程式的計算機上無法工作，因此在嘗試之前，請確保您的公司對此沒有問題。

我們喜歡便攜應用。您可以在計算機上獲得一致的體驗，安裝過程中不會留下任何垃圾檔案，並且您不必與IT管理員發生衝突，他們希望您不要安裝任何東西（當然也不會授予您PC的管理許可權）。請檢視PortableApps.com目錄、便攜免費軟體和NirLauncher，檢視其中包含的內容。我們最喜歡的一些生產力工具有可移植的風格，比如DropboxPortableAHK，Dropbox的可移植版本（包括自動熱鍵），AutoHotKey本身，以及FocusWriter。如果你不喜歡尋找你最喜歡的應用的便攜版本，你可以下載整個便攜應用套件，只需點選幾下就可以載入到USB驅動器上。

即使你最喜歡的應用程式似乎不可用，做一點挖掘。您可能會發現一個可移植的開源克隆，比如Nevernote，一個免費的、可移植的基於Linux的Evernote客戶端。它不像Evernote的介面那麼優雅，但如果您需要在移動中、在通常不受支援的作業系統上或在鎖定的機器上進行訪問，任何選項都是不錯的選擇。最糟糕的情況是，你可能會找到如何使你最喜歡的應用程式可移植的說明，或者使用一個為你做這項工作的應用程式。

讓您的智慧**或平板電腦成為您的運營基礎

如果微軟Office和任何你預裝的工具都不適合你，便攜應用也不適合你，那麼關鍵是讓你的智慧**或平板電腦成為你真正的生產力工具，並堅持使用你的電腦進行實際工作。

畢竟，所有新的和新奇的待辦事項應用程式和工具通常都可用於移動裝置，因此，與其讓你的智慧**整天在辦公桌上充電，不如把它變成一種提高效率的工具。將其用於您的待辦事項列表，或用作計時器，或在日曆約會即將開始時通知您。如果你的**太小，可以考慮用平板電腦。你有很多選擇，但iPad或nexus7將為你提供生產所需的一切。不管它執行的是什麼作業系統，幾乎每一款平板電腦都提供了超長的電池續航時間，如果你想連線藍芽鍵盤，還可以選擇連線藍芽鍵盤，以及進入各自的應用程式市場。如果您的IT部門不喜歡您將自己的平板電腦連線到公司網路或計算機的想法，那就讓它成為一個獨立的裝置吧。把它拴在你的智慧**上，或者如果你在辦公室需要上網的話，買一個有移動資料計劃的平板電腦。

從那裡，你可以在電腦上工作，當你想更新待辦事項列表應用程式、啟動用於記筆記的應用程式或更新日曆和提醒時，可以切換到平板電腦或智慧**。如果您需要幫助開始，我們會為您提供指南。

使用紙筆、白板或其他離線生產方法

最後，你可以考慮老式的離線生產方式。你們中的許多人仍然喜歡紙，而一個好的筆記本對保持組織性和生產力有很大的幫助。甚至有專門針對紙質期刊的生產力方法。如果你能找到一個適合你工作風格的筆記本，比如一個專案策劃人，或者一個有口袋的筆記本，或者一個可以掃描並與線上服務同步的筆記本，你就可以使用它。另外，你可以在工作的時候在筆記本上寫東西，然後在家的時候同步，確保所有東西都備份得很好。

類似地，考慮一下根本不需要任何特殊工具的生產率方法。如果像pomotoro技術這樣的方法很適合你的工作流程，那麼你不需要應用程式或筆記本來讓它工作，你所需要的只是一個計時器。不要害怕根據你的情況選擇合適的方法。如果你能找到一個不需要應用程式或額外工具就可以很好地工作的方法，或者只需要一個智慧**應用程式、一個白板或一些便利貼（這裡的個人看板就是一個很好的例子）、筆和紙，或者與你可以訪問的東西很好地配合，那麼你的狀態就很好。

標題圖片由尼克克裡斯庫洛。照片由布萊克帕特森，Kā雷斯達姆布ā還有丹尼斯·漢密爾頓。