当然，列一张待办事项清单是很好的，但是你如何确定任务的优先顺序，尤其是当所有事情看起来都是优先顺序的时候？你需要学会如何确定优先顺序，而不是不知所措。是的，那是完全可能的，我们会告诉你怎么做。

碰巧有一些人特别专注于处理相互竞争的任务和优先事项：项目经理。幸运的是，我做了很多年的全职PM，PMP认证什么的。在那段时间里，我学到了一些有用的窍门，这些窍门可以帮助你管理办公室里的工作量，以及你在家里、与家人或朋友之间不断增加的待办事项。以下是如何将这些技巧应用到日常生活中。

首先，回答这个问题：每件事都很重要吗？

即使你要做的每件事都是同样重要的，你仍然需要一种方法来分解你花在哪些事情上的时间，以及如何分配你的时间。你必须克服的第一个问题是，每件事是否真的同等重要。这里有几个小贴士可以帮助你摆脱迷雾，感受你的责任和项目到底有多重要。

盘问老板

在工作中，你有一个经理。在家里，你是自己的老板。任何管理者的主要职责之一就是帮助你了解什么是重要的，什么不是重要的，以及你应该做什么。你可能在办公室有一个经理在做这件事（或者需要你的帮助做好这件事），但是在其他任何地方，你都要负责自己的工作，没有人会告诉你，现在备份数据比粉刷房子更重要。放弃并认为“一切都很重要”是很容易的，但在工作中，你可以俯身告诉老板你真的需要他们的帮助。在家里，有时你只需要从你的待办事项列表中挑选一些东西，开始建立一些动力。

四处打听

如果你要优先处理涉及其他人的任务，比如你的家人、朋友和同事，那就和他们谈谈。当他们需要你的帮助时，从他们那里了解你和他们一起工作的事情背后有多少工作要做，以及他们是否可以帮忙。如果他们再过一个星期都不需要你，明天又有人需要你，或者他们没有你那么忙，你知道该怎么办。

向后工作

我们稍后会进一步讨论这个问题，但您可能知道您的每个任务何时到期，或者至少您希望这些任务何时完成，以及每项工作需要多少时间。从截止日期开始，考虑到你需要为每一项工作付出多少努力，以及你需要从其他人那里得到多少投入，然后反向工作，找出你现在应该做什么（或者在某些情况下，你应该已经开始做什么）。

让自己负起责任

最后，一旦你花了一些时间来确定什么是真正重要的，并根据你认为你应该首先处理的事情来安排它们，那么现在是时候把它写下来，并与所有相关的人分享。与他人一起设定期望，期望你什么时候能完成自己的工作，并为自己有时间在自己的项目上工作设定期望。这在工作环境中更重要，但让他人参与到你的非工作待办事项中也可以让你和其他人负责。

组织起来

为了使你的优先事项更加重要，你需要有某种个人生产力系统，让你对自己负责，你的优先事项将真正重要。如果你有一套行之有效的系统，那就太好了。如果没有，请查看我们的指南，以建立一个适合你。

你的系统的目标，无论你选择哪一个，都是消除你浪费时间决定下一步要做什么的需要，即使你有很多事情要做。我发现David Allen的GTD框架对我来说是最有效的方法之一，主要是因为它关注你现在应该做什么和下一步应该做什么，它强调把你要做的事情从你的脑子里拿出来，放到一些能帮助你工作的系统中。还有很多其他的选择，比如前面提到的Wunderlist，或者如果你在一个团队工作，Asana，一个我们喜欢的协作工具。

无论您选择哪种工具和生产方法，都要尽快将待办事项和项目转储到其中。确保它是您实际返回并经常使用的东西，并且是易于融入您的工作流程的东西，这样您就会成功。最后，你想要的是一些易于参考，易于进入任务的东西，这会让你在任何时候都能看到空中所有的球。

看，三位一体：成本，范围和时间

当我还是一个项目经理的时候，我学到的第一件事就是帮助我判断哪些项目是最重要的或者最需要关注的，那就是“三重约束”，也就是三条等边的三角形。每一方代表项目成本、项目范围和完成项目所需的时间。任何一边都不能在不改变另一边的情况下进行调整。你最薄弱的方面有助于确定需要特别关注的项目。这适用于所有事情，不仅仅是项目和项目经理：如果有人把更多的工作交给你（范围），但坚持你在相同的时间（时间）内完成，你将需要更多的资源（成本）来完成工作。

例如，如果你想及时粉刷空余的房间，让外地客人留下来过夜，你不能改变工作的规模（范围），但你可以控制自己是否全力以赴，自己过夜（时间），或者在你做其他事情（成本）的时候让别人替你做。下面是你如何运用这三个原则来组织你的日常工作。

时间：从你的最后期限开始逆向工作

时间通常是我们大多数人无法改变的一个变量。最后期限就是最后期限，通常不是我们设定的。在这一点上，从到期日开始逆向工作是至关重要的。开始一个电子表格，记下每个项目或任务需要完成的时间。然后回到今天，考虑到从这里到那里需要做的每一件具体的事情，以及完成所需的时间。当你完成的时候，你可能会看到一堆本应该已经开始的任务，如果你要赶在最后期限前完成的话，其他的任务可能会在一段时间内不会开始。这份清单本身就是一个很好的指标，表明了你的优先事项，你现在应该做什么，下一步应该做什么，也许最重要的是，你应该得到什么帮助，特别是如果这些任务是一周前就应该开始的。

费用：得到家人、朋友和同事的帮助

成本不仅仅意味着美元。它还意味着可以帮助你的人，或者你可以打电话帮助你或减轻负担的服务。如果有人帮你做，你能快点完成吗？如果一个队友可以从你手中接过一部分工作，你可以稍后再接手呢？也许有一个程序或应用程序可以为你自动化这个过程，而且它相当便宜。在假期结束前，花钱或是请朋友帮你装修厨房，或是打电话给别人帮你安装新洗衣机，这样你就不用请假了。

范围：不要害怕做出妥协

如果你的待办事项必须在某个特定的时间内完成，而你又得不到帮助，那么是时候和等着你的人坐下来，开始做一些交易了。让他们知道你什么时候能交付什么，然后继续解释你以后能给他们什么。这一点很重要，因为它传达了这样一个信息：你不是在逃避你必须要做的工作，而是在试图给他们一些东西，让他们可以使用，同时你继续在后台工作，让他们得到他们愿望清单上的所有其他东西。你越早停止考虑你的待办事项，不管是全有还是全无，你就越早可以灵活地说：“如果你给我一个星期的时间给你剩下的，我明天就给你这个。”

代表，代表，代表

我们很容易在默默无闻中劳作，默默地憎恨我们的生活和工作，并且对每一分钟都变得越来越沮丧。一直以来，如果我们只问了一个朋友，可能会有一个愿意帮忙的朋友，或者如果你问对了问题或给他们正确的信息，他愿意帮助你。

过去我们讨论过授权有多困难，以及如何有效地授权，但不管你怎么做，重要的是要记住，在寻求帮助时，你需要有主见，而不是咄咄逼人，你需要用所有可用的数据来说明你的情况。到现在为止，你应该有你的优先事项，你有一个好主意，你需要什么。利用这些信息寻求帮助并证明你需要帮助，记住，如果你的朋友、老板或同事说不，不要难过。

系好安全带，会很颠簸的

当你开始感到不知所措的时候，用这种方法来确定你自己的优先事项并跟踪你自己的责任不仅仅是你应该做的事情。如果这些墙正在向你逼近，是的，现在绝对是时候好好、认真地看看你的盘子里有什么，什么能掉下来，什么必须付出，但是等到你已经很忙、压力很大的时候，你就特别难以做出你需要的改变，让你的头浮出水面。即便如此，这也是必要的，一旦你做到了，你就再也不会回头。

希望你能把这些技巧运用到工作、家庭和日常生活中。一旦你真正了解了你要做什么以及要花多长时间，你就能做出明智的决定，决定你是否可以在工作中承担新的大项目，或者帮助你最好的朋友计划他的单身派对。

这篇故事最初于2012年出版，并于11/22/19更新，以提供更为彻底和最新的信息。