在一个大型的现代组织中，没有人告诉你如何处理电子邮件。你通过痛苦、渗透和实验来学习，最终得到自己独特的订阅、筛选和设置。选择一个电子邮件平台和设置就像投票没有候选人或政党完全符合你的观点，但你只是选择一个最不冒犯你的人性和体面。

假设我最终得到的东西可能对其他人有用，下面是我如何处理电子邮件的。我只处理收到的信息。网络上还有许多其他优秀的文章，探讨如何**优雅、有效的电子信息。此外，这是工作电子邮件。个人电子邮件更容易。

首先，甚至不要把你所有的邮件都称为“email”，这个词隐藏了回复的含义和期望。事实上，收件箱中只有一小部分邮件是传统意义上的“电子邮件”。

规则1（黄金法则）

在我们讨论具体问题之前，我们必须先制定一个总的原则。也就是说：你的收件箱和处理它的方式必须反映你的职业目标和优先事项。也就是说，你必须把你的电子邮件按你的职业等级进行分类。通常是这样的，从最重要到最不重要：

• 在“收件人：”行中明确显示的消息。这意味着它会影响我的日常工作，帮助我在现在所做的事情上取得进展，或者我会以某种方式做出回应。回答可以是简单地提出一个别人会考虑的观点，或者直接回答一个直接的问题，一个明确的决定，或者……其他什么。如果是别的东西，那么电子邮件可能会帮助你弄清真相，但你通常需要一些更强大的东西，比如即时通讯、视频聊天，甚至是面对面的交流来真正解决问题。
• 邮件发送到我团队的邮件列表。大多数现代团队日常心跳的中心是他们的邮件列表。我不打算在这里明确地说“到：”行，但期望每个团队成员每天至少阅读几次，以了解他们当前的职业环境。构造是否已损坏？有人把一个新设计送审了吗？看看这个巨大的变化下来的管道！
• 邮件到我的团队与之交互的团队的邮件列表。这些团队可能是你工作的基础，也可能是你工作的基础，公司范围的基础设施，运营等。偶尔的细读（一周几次）就是你所需要的。
• 其他一切。这只是组织气氛。通常甚至不是技术性的。如果真的发生了什么大事，你可能会在读邮件之前听到。

如果你想在处理大量的现代电子邮件时保持理智，还有其他一些基本原则。

规则2：电子邮件对于待办事项列表来说是个糟糕的地方

我真的不明白一个人怎么能把GTD附加到电子邮件上。电子邮件是不可操作的。一旦你阅读并理解了它，你可能会有一个明确的行动结束，但你的收件箱不是推它的地方。

规则3：电子邮件不是其他人为你创造工作的地方

我怀疑这是每个人通过电子邮件感到如此紧张的主要原因。如果每一条信息都是落在你身上的一大块工作，难怪它会让你发疯。我花了很长时间才意识到这一点。你应该做的工作是通过其他渠道讨论、澄清和分配的，通常是和你的经理聊天。电子邮件是用来履行这些预定的职责。随机的人不会简单地给你发邮件就把任务放到你的待办事项列表上。你必须保持坚定的立场。如果他们这样做了，你必须礼貌地回击，并通过其他渠道澄清情况(我想例外情况是，如果您担任某种客户支持/CRM角色。）

实施

我用的是Gmail，所以下面的一切都是这样的。其实很简单。我为上面描述的每个组织圈都设置了过滤器。熟练使用Gmail便捷的键盘快捷键是很重要的，这样你就可以在不同的视图之间快速切换。例如，每件事[email protected]被贴上“myteam”的标签。我可以通过按“gl”然后按“myteam”的前几个字母快速切换到这个视图。未读计数对我来说毫无意义。一切都是溪流。有些信息未读，因为我从主题行得到了我需要的东西。唯一的例外如下。

我在最里面的圈子里使用的视图（即明确地向我发送的消息）是我在收件箱中花费大部分时间的视图。过滤器用于“to:me is:unread”_than:7d“，这将为我提供上周发送的所有未读邮件。如果我想让眼罩放大，我可以深入到“更新”_than:1d“就为了今天的消息。或者我可以用更多的天数来缩小。

去发邮件。别紧张。

我如何发送电子邮件| Vivek Haldar

VivekHaldar为谷歌编写软件。很多年前，他还是加州大学欧文分校的博士生（甚至写了一些论文）。订阅他的RSS提要并在Twitter上关注他。

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