無壓力電子郵件的三條規則

在一個大型的現代組織中，沒有人告訴你如何處理電子郵件。你透過痛苦、滲透和實驗來學習，最終得到自己獨特的訂閱、篩選和設定。選擇一個電子郵件平臺和設定就像投票沒有候選人或政黨完全符合你的觀點，但你只是選擇一個最不冒犯你的人性和體面。...

Illustration for article titled The Three Rules of Stress-Free Email

在一個大型的現代組織中，沒有人告訴你如何處理電子郵件。你透過痛苦、滲透和實驗來學習，最終得到自己獨特的訂閱、篩選和設定。選擇一個電子郵件平臺和設定就像投票沒有候選人或政黨完全符合你的觀點，但你只是選擇一個最不冒犯你的人性和體面。

假設我最終得到的東西可能對其他人有用，下麵是我如何處理電子郵件的。我只處理收到的資訊。網路上還有許多其他優秀的文章，探討如何**優雅、有效的電子資訊。此外，這是工作電子郵件。個人電子郵件更容易。

首先，甚至不要把你所有的郵件都稱為“email”，這個詞隱藏了回覆的含義和期望。事實上，收件箱中只有一小部分郵件是傳統意義上的“電子郵件”。

規則1（黃金法則）

在我們討論具體問題之前，我們必須先制定一個總的原則。也就是說：你的收件箱和處理它的方式必須反映你的職業目標和優先事項。也就是說，你必須把你的電子郵件按你的職業等級進行分類。通常是這樣的，從最重要到最不重要：

在“收件人：”行中明確顯示的訊息。這意味著它會影響我的日常工作，幫助我在現在所做的事情上取得進展，或者我會以某種方式做出回應。回答可以是簡單地提出一個別人會考慮的觀點，或者直接回答一個直接的問題，一個明確的決定，或者……其他什麼。如果是別的東西，那麼電子郵件可能會幫助你弄清真相，但你通常需要一些更強大的東西，比如即時通訊、影片聊天，甚至是面對面的交流來真正解決問題。
郵件傳送到我團隊的郵件列表。大多數現代團隊日常心跳的中心是他們的郵件列表。我不打算在這裡明確地說“到：”行，但期望每個團隊成員每天至少閱讀幾次，以瞭解他們當前的職業環境。構造是否已損壞？有人把一個新設計送審了嗎？看看這個巨大的變化下來的管道！
郵件到我的團隊與之互動的團隊的郵件列表。這些團隊可能是你工作的基礎，也可能是你工作的基礎，公司範圍的基礎設施，運營等。偶爾的細讀（一週幾次）就是你所需要的。
其他一切。這隻是組織氣氛。通常甚至不是技術性的。如果真的發生了什麼大事，你可能會在讀郵件之前聽到。

如果你想在處理大量的現代電子郵件時保持理智，還有其他一些基本原則。

規則2：電子郵件對於待辦事項列表來說是個糟糕的地方

我真的不明白一個人怎麼能把GTD附加到電子郵件上。電子郵件是不可操作的。一旦你閱讀並理解了它，你可能會有一個明確的行動結束，但你的收件箱不是推它的地方。

規則3：電子郵件不是其他人為你創造工作的地方

我懷疑這是每個人透過電子郵件感到如此緊張的主要原因。如果每一條資訊都是落在你身上的一大塊工作，難怪它會讓你發瘋。我花了很長時間才意識到這一點。你應該做的工作是透過其他渠道討論、澄清和分配的，通常是和你的經理聊天。電子郵件是用來履行這些預定的職責。隨機的人不會簡單地給你發郵件就把任務放到你的待辦事項列表上。你必須保持堅定的立場。如果他們這樣做了，你必須禮貌地回擊，並透過其他渠道澄清情況(我想例外情況是，如果您擔任某種客戶支援/CRM角色。）

實施

我用的是Gmail，所以下麵的一切都是這樣的。其實很簡單。我為上面描述的每個組織圈都設定了過濾器。熟練使用Gmail便捷的鍵盤快捷鍵是很重要的，這樣你就可以在不同的檢視之間快速切換。例如，每件事[email protected]被貼上“myteam”的標簽。我可以透過按“gl”然後按“myteam”的前幾個字母快速切換到這個檢視。未讀計數對我來說毫無意義。一切都是溪流。有些資訊未讀，因為我從主題行得到了我需要的東西。唯一的例外如下。

我在最裡面的圈子裡使用的檢視（即明確地向我傳送的訊息）是我在收件箱中花費大部分時間的檢視。過濾器用於“to:me is:unread”_than:7d“，這將為我提供上週傳送的所有未讀郵件。如果我想讓眼罩放大，我可以深入到“更新”_than:1d“就為了今天的訊息。或者我可以用更多的天數來縮小。

去發郵件。別緊張。

我如何傳送電子郵件| Vivek Haldar

VivekHaldar為谷歌編寫軟體。很多年前，他還是加州大學歐文分校的博士生（甚至寫了一些論文）。訂閱他的RSS提要併在Twitter上關註他。

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