商务信函都应遵循一个具体、简单的大纲。这种格式，通常被称为“块”，以一种快速、可扫描的格式在你的信件中提供所有必要的信息，确保用最少的时间处理信件。虽然商务信函的外观可能会略有变化，但设置信息应始终在商务信函的三个部分中传达：信头、信体和信尾。

格式化

将文档左对齐。在整封信中，使用1英寸的边距，从第一行开始计算。将文档设置为段落之间使用单一间距，或相应地调整键入的行距，如下所示。使用Times New Roman或类似字体，打造最专业的外观。

头部

将您的地址放在顶部，距页面顶部约2英寸。（如果您使用的是在顶部或底部包含地址信息的正式信头，则可以省略此步骤。）以方框形式键入所有地址信息，如下所示：

Joe Schmoe ABC公司210 1313室Mockingbird Lane邮政信箱221号新墨西哥州阿尔伯克基81818-3312

按“回车”三次，在地址下方留下两行空白，并键入信函完成日期：

2012年7月21日。

按“回车”三次，然后键入发件人的地址信息，格式与此相同。再次点击“回车”三次。

如果有参照线，请在此处列出，然后“输入”三次。例如：

参考：账户#221385，收款。

键入问候语（例如，“亲爱的科克伦先生：”），然后“输入”两次。

只有当你确定某人的性别时，才称其为“先生”或“女士”；否则，请使用他们的名字和姓氏或其他头衔，如“博士”或“教授”

身体

在你的信的正文中，详细说明你的问题，在第一段中给出具体的信息以确定它，并在随后的段落中进一步阐述这个问题。

在最后一段中，感谢您写信给的人，并附上您的电话号码或电子邮件地址，以便快速、简单地回复。

不要缩进段落；相反，用一个完整的空行分隔每个段落。在你身体的末端，按“回车”三次。

结束

在信的结尾处键入“真诚”。你也可以用“谢谢”或“恭敬”这样的结束语；正确的收尾取决于具体情况，但“真诚”几乎适用于任何情况。

如果你在问候语结尾使用了冒号，那么在结尾处使用逗号；否则，不要使用标点符号。

结束后，留下三到四行空行，然后键入签名人的姓名。在这空白处签名。

收盘后

如果您要将您的信件副本发送给其他人，请在签名行下方移动两行或三行，然后键入“cc:”，然后单击tab键并键入姓名。

如果有几个人收到副本，请以列表形式在此处键入副本，每行一个，在每个名称前使用制表符，以便它们彼此对齐。

如果您要随信附上某些内容，请下移两行或三行，然后键入“附件”或“附件”一词

如果您要发送多个额外项目。您也可以在“附件（5）”后的括号中键入附件的数量。

按名称列出复杂的机柜，尤其是正文中未提及的机柜。对于多个附件列表，请使用与上面列出cc:recipients相同的缩进样式。

如果你没有亲自打字，请下移两三行，用大写字母键入你的姓名首字母，然后用斜杠，然后用小写字母键入打字员的姓名首字母：“JSS/gf”。这是一个可选步骤，如果您不关心是谁键入了这封信，则无需执行此步骤。

如果您希望收件人给出某种回答，请下移两行或三行，然后键入“RSVP”。在这种情况下，也可附上一张RSVP明信片，或提供一个电话号码或电子邮件地址以回复：“RSVP（电子邮件[email protected])."