秘书可以根据其工作场所承担一系列职责，但一般来说，他们负责通过执行行政和低级管理任务来保持办公室的平稳运行。这些专业人员通常接听电话和电子邮件，管理档案系统；他们还可以分拣邮件、组织会议和协调办公室间的通信。在大多数情况下，工作被视为“入门级”，这意味着成功不需要特殊技能或学历。同样，通常也有提升的空间。有很多潜力或经验的人往往会发现自己正在争取越来越有声望、薪水越来越高的工作。

行政助理、文员和个人助理的工作通常包括在这一范围内。所有这些职位都是行政性的，通常都以文书工作和电子文档管理为中心。唯一的例外是政府级别或其他官方“部长”，如国防部长或财政部长。尽管这些头衔可能意味着纯粹的低级职能，但这些职位的官员通常级别相当高，通常很少或根本不做行政或文书工作。

文书技能

办公室管理是最重要的秘书工作之一。这类工作可能有点广泛，但几乎总是涉及行政和文书工作。秘书通常管理办公室文书工作，包括收发邮件、创建和组织归档系统以及管理信函。在大多数情况下，计算机和文字处理技能是必不可少的。

在大多数地方，接听电话也是工作的重要组成部分。秘书通常是客户和客户打电话给企业时第一个交谈的人。因此，通常需要有礼貌和礼貌的举止。专业人士在留言、暂停来电或回答基本问题时，通常必须表现出大量的机智。

日程安排和日历

在许多设置中，管理人员负责管理办公室日历以及员工个人日历。他们通常负责安排会议和约会，并注意冲突和重复预订。这项任务在诸如医疗机构这样的地方尤为明显，在这些地方，患者不断要求预约，但在“需要”更高级别员工的任何地方都可能发生即使只是安排午餐会议或安排晚餐预订，秘书通常也是高管和经理们寻求帮助的第一批人。

管理职责

除了具备文书技能外，行政人员还必须是时间和人员的管理者。他们必须预测办公室人员的需求，快速解决内部问题，并高效地协调和召集不同的人员。优秀的人际交往能力非常重要，尤其是在管理高管和其他重要员工方面。很多工作可能是“幕后”的，秘书们甚至在提出要求之前就预见到了上级的需要和要求。

工作人员等级中的职位

在大多数办公室里，秘书被认为是有点低级的，而且几乎总是处于办公室最底层。他们通常对中层和高层管理人员负责，通常必须平等地帮助每个人。然而，大型企业和办公室通常拥有完整的秘书池，在这种情况下，会出现更微妙的层级结构。在这些环境中，一些员工可能被指派做一些琐碎的工作，比如归档和接听电话，而另一些人可能管理日程安排，并与级别较高的员工互动。这些办公室的晋升通常取决于时间和经验。

秘书能得到的一些最有声望的工作是在个人协助方面。许多高级管理人员和企业领导人都有专门的管理人员，他们的整个工作生涯都致力于关心和管理一位领导人的日程安排。这种类型的秘书通常必须长时间工作，处理有时不可预测的需求和要求，但往往是该行业薪酬最高、最受尊重的人之一。

培训和学校教育要求

不同的雇主对秘书的教育方式有不同的要求。在某些情况下，高中文凭或同等学历是所有必要的，而在另一些情况下，实际的秘书证书或学位是首选。社区学院和职业学校经常提供课程，有兴趣的学生可以学习文字处理和办公室管理的细节。即使不是严格要求，参加这类课程通常也是一个好主意，因为它可以帮助应聘者脱颖而出，并可以让新员工在经验方面获得提升。

特殊情况：官员和政府秘书

“秘书”一词不一定总是指办公室管理员。在某些情况下，特别是涉及高级政府官员的情况下，该名称可能以名誉身份使用，以表示对广泛事务部门的管理。领导部门或监督主要政府部门的官员可以使用秘书头衔，但他们的工作不应与更常见的办公室管理角色混淆。