什么是文档管理流程？(the document management process?)

文件管理过程是一个系统，在该系统中，文件被组织和存储以供将来参考。这一过程可能是初步的，比如当有人把收据放进一个几乎没有组织机构的鞋盒里。这一过程也可能非常复杂，例如当一家公司设计了一套复杂的扫描仪来收集、组织和存放从预先设计的表格中提取的信息时，这些表格在被编目和归档到仓库之前被分配了参考号。无论哪种情况，文件管理的基本要素都已制定。。...

A hardcopy of a document may be scanned and digitally stored for later access.

一般来说，文档管理坚持这样一种理念，即为了一个共同的目的，需要根据某种类型的计划收集、整理和归档文档。在大多数情况下，采用文档管理是因为个人或公司计划使用文档中的信息，或必须考虑未来的需求。这些文档中的信息通常可以根据某种类型的需要或目的进行统一或分组，如会计、历史记录或法规遵从性。。

在小范围内，任何个人纳税人在组织税务文件进行年度备案时都会应用文件管理流程。一般来说，这一年所需的文件将集中在一个容易找到的地方，例如文件柜中的文件夹。单据的统一性，如收据、账单、供款和税务表，包括填写年度税务表的总体要求，以及支持税务表条目的必要文档。当申报表归档并附上证明文件时，生成的信息和文件包通常与上一年度的纳税申报表放在一起，按年度组织。这是文档管理的基本形式。。

文档管理也可能是复杂的、复杂的、多步骤的和昂贵的。特别是对于收集消费者信息的大公司，有效的文档管理至关重要。例如，一家金融机构通常在投资前让投资者完成相关的、严格的文书工作。监管机构可能要求机构不仅从客户处收集特定信息，而且以某种方式组织信息，并在指定时间内以可访问的格式保存文件。因此，该机构可能采用复杂的文件管理流程。。

在这种情况下，一旦公司收到初始文件，硬拷贝表格可以扫描成数字图像，并发送到计算机数据库网络以收集和组织信息。然后，可以为硬拷贝分配一个参考号，根据日期和时间戳放置在一个盒子中，并发送到采用自己的一套文档管理流程的仓库。如果需要硬拷贝来澄清争议或满足监管要求，可以很容易地从类似文件的大量档案中检索。。

发表于 2022-01-02 04:44
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分类：商业金融

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