如果你告诉我们电子邮件已经过时了，我们会请你看看我们的收件箱。能够对每天收到的杂乱无章的信息进行分类和组织，是保持工作场所理智的关键。

也不仅仅是垃圾邮件。垃圾邮件仍然存在，这是生活中一个恼人的事实，但有办法处理。这是我们收到的其他电子邮件的压榨-软件更新，活动邀请，我们订阅的邮件列表，但从不记得取消订阅-所有这些都需要某种方式来组织，排序，并将邮件归档到适当的地方，无论是指定的文件夹或垃圾箱。

我们已经讨论了很多关于Outlook的内容，包括编写和发送电子邮件的基础知识，添加和接收附件的方法，以及导**系人和管理通讯簿。我们现在想把注意力转向更大的方面，把重点放在收件箱管理上。

掌握outlook收件箱

Outlook内置了许多功能，可以帮助您将邮件过滤到适当的位置。首先，如果您右键单击一条消息或将鼠标移到功能区上，您会注意到有一个名为“快速步骤”的功能。

如果我们从功能区展开它，我们可以完整地看到此功能。

首先要记住的是快速步骤基本上是规则（有一个叫做规则的特性，我们将很快讨论）。第二件要记住的是，与规则不同的是，规则是在幕后工作的，没有你的输入，快速的步骤依赖于你的输入来工作。

首先要做的是选择要创建的快速步骤。让我们做一个简单的例子来说明我们的观点。

在这个快速步骤中，我们选择一个我们认为是杂项的消息并单击快速步骤，这将把消息移到Misc文件夹并将消息标记为已读。

如果单击“选项”按钮，可以看到快速步骤是如何构造的，还可以对其进行编辑，例如在其中添加或删除零件。

例如，在此屏幕截图中，您可以删除将消息标记为已读的步骤，这样所有内容都将移动到Miscellaneous文件夹，但其状态保持不变。

这就是快速步骤的工作原理，我们可以花大量的时间向您展示创建和实现它们的各种方法，但是我们想转到规则来说明区别。

规则的基本规则

正如我们所提到的，快速步骤是指当规则根据您指定的标准在幕后自动运行时，您可以执行的操作。单击“规则”按钮时，应从下拉列表中选择“创建规则…”。

创建规则的主要条件是非常基本的，您甚至可能不需要深入研究任何高级选项，因此让我们继续研究它们的一些简单方面。

在下图中，您可以从某些发件人、主题或收件人处路由邮件。从那里，您可以让Outlook通过视觉和/或声音提醒您。您还可以将邮件移动到特定文件夹，这与使用快速步骤不同，无需输入即可完成。

如果单击“创建规则”按钮，将出现以下向导对话框。

您还可以从“规则和警报”窗口中单击“新建规则”。

这样做将打开第一个规则向导窗口，引导您完成整个过程。

如果你已经知道你想要规则做什么，那么规则就出人意料地简单了。点击“高级选项…”，你就会明白我们的意思。您不仅可以从基本的Create Rule屏幕中看到选项，还可以找到一个可以使用的其他规则的全新世界。

想象一下，然后我们采取我们先前创建的快速步骤，并希望将其变成一条规则。我们要从上面显示的选项中选择我们的条件，然后单击“下一步”。在这种情况下，我们要将发送到How to Geek帐户的邮件移动。

在下一个屏幕上，我们选择“移动到指定文件夹”选项，然后在底部单击带下划线的链接“将其移动到指定文件夹”。然后我们会看到一些选项，这些选项将允许我们将邮件路由到我们选择的任何文件夹，在本例中是“Misc”

单击“下一步”，系统将询问您是否有此新规则的例外情况。如果没有，那么您可以单击“下一步”，进入最后一个屏幕，在那里您将被要求命名您的新规则，是否要打开它，完成后运行它，最后，您将能够查看它。

就这样，点击“完成”，你就可以开始了。您可以通过单击“规则”按钮，然后从下拉选项中单击“管理规则和警报”来查看此规则。

您可以随时返回以更改规则、添加新规则、复制、删除和其他功能。别忘了，如果你想保持一个规则，但又不想它一直运行，你可以取消选中它旁边的小框。

如果您想了解有关自动将邮件移动到特定文件夹的更多信息，建议您阅读本文。

删除和忽略电子邮件

你会收到很多你不想要或不需要的电子邮件，不管是从一个过度兴奋的父母那里转发的，还是直接的垃圾邮件，如果你不知道如何使用你可以使用的工具，保持收件箱的整洁和整洁将是一个很大的挑战。

你可以在功能区的显著位置看到，有一个部分专门用来删除内容，最值得注意的是大的“删除”按钮和它的巨大X。你也可以简单地选择一条或一组消息，然后单击该按钮，或者只需点击键盘上的“删除”。

让我们再看一下Delete部分，看看它还能提供什么。首先是“忽略”按钮。

忽略做什么？选择消息或对话并单击“忽略”时，会出现一个对话框。

这和简单地删除一个对话的区别在于，忽略它将适用于此邮件和以后的所有邮件，这意味着如果你在邮件列表中，而回复者一直回复所有邮件，你将不再看到他们，这是非常有用的。

另一个值得注意的选项是清理功能。单击“清理”按钮将触发一个下拉菜单，其中包含以下选项

无论您选择什么选项，您将看到一个提供相同结果的对话框，所有多余的消息都将被丢弃。

如果你点击“设置”按钮，你会被带到对话清理选项。如您所见，您可以使用清理功能将旧的、冗余的对话归档到备用文件夹，这可能是这里最有用的选项。通常最好是简单地归档而不是删除它，以防以后需要引用它。

虽然这些特性很好，而且我们看到了它们明显的优点，但它们不会对收件箱的邪恶祸害：垃圾邮件产生太大影响。

垃圾邮件，垃圾邮件走开！！

垃圾邮件不像以前那样成为头条新闻，因为在大多数情况下，现代垃圾邮件过滤器在清除垃圾邮件方面做得很好。如果你使用Gmail或其他网络邮件服务，你可能看不到很多，这并不是说它不存在，特别是如果你犯了一个命运多舛的错误，同意让一家公司与他们的营销合作伙伴共享你的地址，或者你点击了错误的框，错误地注册成为一个通讯组列表。

关键是，垃圾邮件仍然会发生，但Outlook提供了一些方法，希望能通过垃圾邮件过滤器在很大程度上控制垃圾邮件。当您收到明显是垃圾邮件或垃圾邮件的邮件时，您可以选择该邮件，然后单击“垃圾邮件”按钮以获得选项的下拉列表。对于不需要的邮件，您将选择“阻止发件人”，但对于其他所有邮件，您将需要调整垃圾邮件选项。

你的过滤级别越严格，你真正想要或需要看到的东西就越有可能在不经意间被过滤掉。如果发生这种情况，您需要使用上一个屏幕截图中的选项来处理受影响的电子邮件。

花点时间研究垃圾邮件是个好主意。您可以设置特定发件人和特定收件人的白名单，同时显式阻止您不信任的发件人。

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保持收件箱的精简和中庸需要专注和关注细节。老实说，一些精心设计的规则可以弥补很多工作，但总会有新的挑战。记住这些工具——快速步骤、规则、忽略和垃圾邮件过滤器——你就能很好地控制你的电子邮件了。

现在让我们听听你的意见。告诉我们你最喜欢的快速步骤和规则，或者你如何处理垃圾邮件。我们的讨论会是开放的，所以请给我们您的意见和问题。