第1部分第1部分，共4部分：口头警告

1. 1进行你自己的调查。在进步纪律的任何阶段对员工采取任何纪律处分之前，重要的是要审查针对该员工的证据。问问自己，在这种情况下，到底是谁的错。情况可能比你最初想象的更复杂。考虑员工是否完全控制自己的表现——例如，员工是否完全了解自己的职位和任务？

2. 2要求私下谈话。必须对其他员工保密任何纪律讨论。这是为了保护员工在工作场所的隐私和声誉。在你的要求中要坚定、明确，但要平易近人。比如说，“当你完成你正在做的任务时，我需要在我的办公室和你谈谈。”

3. 3直接解决问题。当你提出不恰当或不满意的表现时，不要拐弯抹角。在解决员工的绩效问题时，要清楚问题是什么，但传达信息的方式要向员工表明，你或其他主管观察到了这种行为，并对此表示担忧。比如说，“我注意到你最近错过了很多工作”，或者“我注意到你没有按时完成任务。”

4. 4让员工回应。尽管在与员工会面之前，你应该进行自己的调查，但仍有可能存在一些你不知道的情况。事实上，许多给员工机会解释不满意行为的主管往往发现，没有必要采取任何形式的纪律处分。给员工一个机会来处理你与他们沟通的内容，让他们以他对问题的任何见解做出回应。进行对话。对他要说的话保持开放。他的意见不应流于形式。相反，考虑员工的反应是你调查的重要部分。在提到纪律处分之前，要求员工对手头的问题做出回应。你不想让员工在你听到他说的话之前就觉得自己受到了惩罚。最好的方法是直截了当地陈述问题，然后礼貌地征求员工对问题的反馈。让员工感觉自己是问题讨论的一部分，而不是一定要为问题负责。积极倾听，然后根据所说的话重新评估情况和问题行为。你可能会发现员工没有做错任何事，或者他的行为有合理的理由，或者你可能会发现没有任何变化。但关键是倾听。

5. 5沟通公司政策。如果在听了员工对事件的描述后，你仍然认为他有错，那么你需要解释为什么他的行为或表现不令人满意。如果员工是问题的罪魁祸首，请将其行为与办公室内任何相互冲突的规则进行对比。通过这种方式，你将向员工清楚地表明存在问题，你将阐明问题的原因，并为他们提供公司在未来情况下期望的结果或行为。

6. 6.提供指导。这是纪律过程中最重要的部分。如果你没有为员工提供其他行为目标，那么向员工指出不良行为是不够的。无论员工是否对公司政策不清楚，或只是判断失误，都要向他们提供建设性的方法，以避免今后出现类似问题。如果员工在与其他同事互动时遇到问题，您可以建议人力资源部的代表与员工坐下来，指导他们如何更专业地与其他员工互动。如果员工没有完成最后期限或配额，请询问原因，并提供切实可行的解决方案。与他们合作，找出一种方法，让他能够满足这些期限或配额。

7. 7.做好记录。保持与员工进行的所有纪律讨论的详细日志非常重要。这可以帮助你回忆以前的对话，也可以帮助你跟踪员工的进度。如果员工提出不当解雇的指控，这也可能会有所帮助。

第2部分第2部分（共4部分）：撰写书面警告

1. 1调查事件。这一步与口头警告无异。当员工的表现或行为出现问题时，你必须亲自回顾事实并评估情况。保持开放的心态，并愿意尝试从员工的角度来看问题。想想谁是错的，环境是什么。

2. 2整理你的信件。书面警告必须平静地撰写，没有愤怒或怨恨。通信的目的类似于口头警告的目的：传达不起作用的内容，并提出纠正问题的方法。在信函中明确哪些具体行为或员工绩效的哪些方面存在问题，以及原因。列举该行为违反的具体公司政策或法律。参考之前与员工就行为/绩效提出的任何口头警告或对话。详细说明员工需要做什么来纠正这些问题，并就员工如何实现这些规定的目标提出建议。例如，如果一名员工的销售记录仍然不好，请重申公司关于如何完成销售的指示。提供销售电话方面的补救培训，以便员工学会如何改变销售策略以提高效率。考虑是否告知员工纪律链的下一步将是什么。如果员工没有认真对待你的警告，这可能是一个很好的激励因素，但也可能给人以恐吓或威胁的印象。在这方面最好谨慎行事，最终选择权在你。

3. 3.把信交出去。无论你是打印了一封实体信件，还是通过电子邮件发送信件，你都需要向员工发出书面警告。以谨慎和专业的方式这样做，确保办公室里没有其他人知道你在做什么。保护员工的隐私和声誉，确保他是唯一一个看到并知道该信件的人。主动与员工会面，讨论信函内容，如果员工对信函的任何方面有任何担忧或不清楚，请告知您可以发言。如果他想为你辩护，你也应该允许他们陈述他在这个问题上的立场。

4. 4.把这封信的副本归档。重要的是，你要保留与员工的所有通信记录。在渐进式纪律处分的任何阶段对员工进行纪律处分时，记下所说的话和时间的记录，并保留您给该员工或从该员工处收到的信件的任何副本。让员工签署一份信函副本，以确认他收到了书面警告，并理解对他们的指控。

第3部分第3部分，共4部分：发布最终警告

1. 1回顾事实。在纪律处分过程的每一个阶段，你都应该回顾一下手头的信息，并考虑员工是否真的有过错。

2. 2确定适当的惩罚。一些企业只是提供最后的书面警告，作为渐进式纪律计划的第三步。其他人可能会选择无薪停职。这一步会有所不同，具体取决于公司的政策和员工的具体行动。无论你选择什么样的行动方案，都要确保你对工作场所的所有员工公平公正地执行该行动方案。

3. 3.写信。无论你是提出最终书面警告还是打算停职，你都需要撰写一封专业信函，向员工传达这些行为。明确员工做错了什么，以及他的行为如何违反公司的政策。指员工之前的任何警告（书面和口头），以及之前参与的任何纪律听证会。如果撰写停职信，请明确表示，如果员工的行为或绩效持续改善不足，将面临无薪或解雇的进一步停职。

4. 4.递送信件。同样，你需要把这封信交给你的员工，让他们签署一份副本，证明他已经收到并阅读了这封信。让员工有机会解释他对问题的看法，并就如何提高绩效提供具体反馈。

5. 5保存并归档一份副本。保存与员工的通信记录，并将所有通信副本保存在员工的人事档案中。不要删除您发送给该员工或从该员工那里收到的任何电子邮件，并确保该员工的文件是最新的。

第4部分第4部分，共4部分：解雇员工

1. 1评估情况。在解雇员工之前，必须再次对事件进行全面调查，并公正地评估情况。

2. 2与人力资源部协商。如果贵公司有人力资源部，请考虑与人力资源代表谈如何着手。工会组织等管理机构可能会制定具体的指导方针。例如，在解雇员工之前，您可能需要带工会代表参加会议。

3. 3进行终止前程序。根据您的业务，您可能需要安排员工参加离职前会议。你可能还需要写一封解雇信，通过书面信函通知员工即将被解雇。给员工一个机会回应你的评估，并考虑他所说的话。在与员工和任何其他必要方协商后，确定您是否应该继续终止流程或施加较轻的处罚，例如再次停职或额外的绩效考核。如果您继续进行解雇程序，请在您的信中附上之前纪律警告的书面记录，以及员工解雇的详细原因。

4. 4.坚持到底。如果你决定继续解雇该员工，请递送信函并通知你的人力资源部门（如果你有）。在向员工传达他将被解雇及其原因时，要清楚，不要使用不确定的术语。

• 像对待成年人一样对待你的员工。与他们互动时要专业，为手头的问题提供真正的解决方案。大多数员工希望工作得更好，以避免将来出现纪律问题。
• 始终调查针对员工的指控，并要求他们解释他的行为。做一个积极的倾听者，根据员工告诉你的，愿意改变你的行动方针。
• 在纪律过程的每一步，你都应该在与员工的所有沟通中始终诚实、清晰、切中要害。