备忘录样本

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商业备忘录样本

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给同事的备忘录样本

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第1部分第1部分（共3部分）：选择语言和格式

1. 1避免使用过于随意的语言。一般来说，你的语言应该直截了当、简单，但又专业。你应该避免在备忘录中使用太多的对话语气，否则听起来就不那么可信。例如，避免写“嘿，伙计们！TGIF，我说得对吗？不管怎样，我想告诉你们一件重要的商业事情。”相反，要直截了当地说：“我写这篇文章是为了给大家提供一份Z项目的进度报告。”。

2. 2避免使用情感语言。写作时最好保持中立，避免使用情绪化的语言。尽量参考事实和证据来支持你的主张。例如，避免这样的说法：“我认为如果我们在周五可以随意穿着，我们都会更快乐。”相反，研究一下是否有研究表明，当员工在着装选择上有更多的自主权时，办公室士气是否会提高，并在备忘录中引用。

3. 3.使用信号短语。当你要引用证据或参考资料时，一定要使用能让读者知道你在做什么的语言。例如，尝试以下内容：“根据我们的发现，…”或者“EPA完成的研究表明……”。

4. 4.选择合适的字体样式和大小。你的备忘录应该易于阅读，所以你应该避免使用太小的字体——11号或12号字体是标准字体。你也应该选择一种简单的字体风格，比如Times New Roman。现在不是玩弄“有趣”字体（如Comic Sans）的时候（如果你选择这个字体，你会被取笑！）。

5. 5.在备忘录中使用标准页边距。商务备忘录通常使用1英寸的边距，不过一些文字处理程序可能会包括预格式化的备忘录模板，边距稍宽一些（例如，1.25英寸）。
6. 6在文档中留出一个空格。商业备忘录通常不是双倍行距的。为了减少页数，可以考虑使用单一的间距，但要在单独的段落或章节之间留出空格。你通常不需要缩进你的段落。

第2部分第2部分，共3部分：准备撰写业务备忘录

1. 1决定是否需要发送备忘录。如果你需要向团队中的几个人更新一个重要的业务事项，那么发送备忘录是一个很好的主意。如果你只与一个人交流，你甚至可能想发送一封，例如，如果你想或需要有一份通信的书面记录。然而，在某些情况下，直接与你需要的人交谈可能更有效。此外，一些信息可能过于敏感，无法在备忘录中发送。

2. 2.确定你写作的目的。根据您的具体目的，备忘录的内容和组织可能会发生变化。大多数备忘录的撰写原因如下：提出想法或解决方案。例如，如果你认为你知道如何解决加班的时间安排问题，你可能想把你的想法写在备忘录中，并发送给你的上级。发出命令。例如，发送备忘录可以有效地为即将召开的会议分配职责，该会议由您的部门主办。提供一份报告。你可能还想发送一份备忘录，以便向同事通报最近发生的事件、提供项目的最新情况、提供进度报告或报告调查结果。

3. 把你的话题写下来。你可能正在处理很多项目，并且很想发送一份备忘录，向你的同事、上级或客户更新你目前正在处理的所有事情。但请记住，商业备忘录应该明确地只关注一个问题。它们应该简洁、清晰，便于忙碌的人快速阅读；因此，你不希望重要信息被忽视。保持备忘录的重点将有助于确保你的信息被接收和理解。

4. 4.考虑你的听众。商业备忘录的内容、风格和基调都会受到预期受众的影响，因此请仔细考虑所有将收到你备忘录的人。例如，如果你给同事写信，告诉他们计划在夏天为办公室里的人举办一个惊喜派对，你会写一份不同类型的备忘录，而不是给你的主管写长达数月的调查结果。

第三部分第三部分：撰写业务备忘录

1. 1标记你的备忘录。有许多不同类型的商务信函。备忘录的标准做法是明确地为文件命名。例如，在页面顶部键入“备忘录”或“备忘录”。这取决于你是否想居中或左对齐标题。一个好的经验法则是检查你收到的商业备忘录并复制格式。

2. 2.写下备忘录的标题。备忘录的第一部分应该包括四条关键信息。我们将在后面的步骤中为您提供有关每个组件的更详细信息。收件人：提供将收到您备忘录的所有人的姓名和职务。发件人：提供您的全名和头衔。日期：提供完整准确的日期，别忘了包括年份。主题：简要但具体地描述备忘录的内容。请注意，在主题行中加上“Re:”或“Re:”（这两个词都是about的缩写）也是常见的做法。

3. 3.仔细选择收件人名单。确保你包括所有需要通知或更新的人。把你的备忘录分发给那些需要知道的人。如果只有少数人关心或受到影响，那么将备忘录发送到办公室是糟糕的商业行为。人们很快就会被大量的备忘录淹没，可能更容易忽视它们或不仔细阅读它们。

4. 4为收件人名单上的人使用适当的姓名和头衔。即使你和老板的名字很友好，最好还是让你的书面信件更加正式。例如，当你在大厅见面时，你可以叫她“苏”，但为了你的备忘录，你可以称呼她为“威尔斯女士”或“威尔斯博士”。在填写收件人名单上所有人的信息时，请记住这一点：包括全名和商业头衔。

5. 5.在外部备忘录中研究你要写信给的人的正确头衔。如果你要给办公室以外的人发送备忘录，确定正确的地址形式也很重要。花时间研究他们的个人资料；他们的信息可能会在公司网站上列出。例如，他们有博士学位吗？如果是这样的话，通常把他们称为某某博士是个好主意。他们的头衔是什么？例如，他们是副校长还是院长？如果是这样，一定要在备忘录中提及。

6. 6.仔细撰写主题行。你要确保你的主题线虽然很短，但很清晰，不太笼统。例如，“新业务”是相当模糊的，如果有人在接下来的几周或几天里搜索他们的文件，他们可能很难找到你的备忘录。更好的办法是“扩大客户群调查进展报告”。

7. 7.考虑跳过敬礼。这取决于你是否想在你的信息前加上像“亲爱的温特斯女士”或“亲爱的同事”这样的问候语。但请记住，这些问候语不应出现在商业备忘录中。这是一种快速有效地传达重要信息的方式，并且应该让你的听众清楚谁收到了备忘录，以及备忘录是谁寄来的。

8. 8.撰写备忘录的第一个介绍部分。明确说明你撰写和发送备忘录的目的。例如，“我写作是因为……”。引言应简要概述收件人在备忘录中的期望。

9. 9.简介部分要简短。没有必要在备忘录的第一部分提供所有细节和/或证据。尽量短一点——几句话或一小段就足够了。

10. 10决定备忘录正文的组织结构。在介绍之后，一份商业备忘录通常会在结束前再包含两到四段。内容和组织结构因主题而异。例如，您可以选择按重要性顺序排列正文中的信息，或者如果您正在解释一个流程，您可以将备忘录的正文部分划分为与流程的各个阶段相对应的部分。

11. 11决定是否要包含副标题和标题。你的商业备忘录应该有清晰的章节。商务备忘录通常被分成清晰的部分，以便收件人能够轻松地阅读和消化信息。你可以通过标记这些小节来进一步帮助他们掌握备忘录的要点。

12. 12写下具体的副标题。确保每个小节的重点对你的听众来说都是清晰的。例如，在撰写即将搬迁的办公室时，您可能会包括以下所有小节：“我们总部的新位置”、“打包办公室的重要指示”和“完成办公室搬迁的时间表”

13. 13在备忘录的每个正文段落中加入主题句。每个小节或段落的第一句话都应该告诉读者该部分的要点。备忘录的各个段落或章节应该只关注一个想法。

14. 14.考虑使用要点。如果你想突出重点，可以使用要点或创建列表。这可以帮助你的读者关注重点，帮助他们更快、更高效地阅读备忘录。

15. 15.保持简洁。通常情况下，业务备忘录的长度不应超过一到两页。此标准页数限制适用于节与节之间有空格的单间距文档。

16. 16.决定是否需要摘要段落。一般来说，你不需要总结你刚刚在备忘录中写的内容，尤其是如果你设法把它放在一页纸下面。然而，如果你概述的信息很复杂，或者如果你发送了一份比平时更长的备忘录，简要总结一下要点可能会对你有所帮助。

17. 17包括结尾部分或段落。即使你认为没有必要对备忘录进行总结，你仍然需要在总结说明中结束它。思考以下几点：备忘录的要点是什么？你需要收件人做什么吗？他们应该在某一天做出回应吗？如果是，请明确说明。如果不需要采取进一步的行动，请附上简单的结束语，如“我很高兴进一步讨论这个问题”或“如果您有任何问题或担忧，请告诉我”。

18. 18.如果你愿意，请签字。一般来说，没有必要在备忘录末尾加上你的全名或签名。不过，请记住，最安全的做法是效仿你所在领域的其他人。如果他们正式签字（例如，“你好，史密斯女士”），那么就照办。即使你跳过了签字，你也可能希望在文件末尾加上你的首字母缩写。

19. 19.记下任何附件。如果您的备忘录中包含了任何附件，如表格、图表或报告，请务必在备忘录末尾记下。例如，“附件：表1”。你也应该参考备忘录正文中的附件。例如，如果你写信是为了让你的员工知道即将到来的办公室搬迁，你可以这样写：“我们打算在本季度末完成搬迁过程。有关更详细的时间表，请参见附表1。”

20. 20仔细阅读备忘录。在发送备忘录之前，一定要仔细校对。确认你的句子语法正确，没有拼写或标点错误，内容有意义。如果它对时间不敏感，可以考虑在最初校对后推迟发送。如果你在一两个小时后再次查看备忘录，你可能会发现最初忽略的错误。如果备忘录包含敏感信息，请查看您的公司政策，以确定谁可以为您审阅备忘录，并对内容给予最终批准。