投诉信样本

客户投诉信样本

给宠物店的投诉信样本

给零售店的投诉信样本

方法1方法1/3：写投诉信

1. 1将您的信件寄至客户服务部。当你写投诉信时，你最好的成功机会是把信交给公司的客户服务部门。客户服务部习惯于处理投诉，您的信件可能会得到高效的处理。试着找出客户服务经理或主管的姓名，并亲自写信给他们。以亲爱的先生、太太、小姐或女士开头，然后是他们的姓氏。如果您找不到客服经理的姓名，只需写信给亲爱的先生或女士即可。您应该能够在公司网站、公司的任何宣传或广告材料、产品包装或标签上找到客户服务部的地址。

2. 2.迅速切入你信中的重点。你信的第一行应该清楚地说明你为什么要写这封信，以及你确切的抱怨是什么。尽可能多地提供相关事实，包括购买或接受服务的日期、时间和地点，以及任何相关的序列号或型号。这封信的收件人应该能够在五秒钟内确定这封信的要点，因此避免任何冗长、漫无边际的介绍。你可以在开头一句之后的段落中提供进一步的细节或解释，但第一行应该尽可能简洁地提请注意你的投诉。例如，你的开场白可能是：“我写信是为了投诉我7月15日在Exampletown第一街的贵公司购买的一台有问题的吹风机。”

3. 3明确说明什么样的结果或补救措施会让你满意。如果你想要更换、退款、修理或其他形式的补偿，请在第二段中明确说明。这将有助于避免收到形式信函或其他股票回复，并为收件人提供一些工作。在你的评论中尽可能具有建设性，建议一种你可以继续前进并与公司保持关系的方式。如果你要求退款或其他形式的补偿，同时通知他们你计划在其他地方开展业务，如果你希望公司纠正更广泛的问题，他们将没有动力尝试解决问题，在你的信中也说明这一点，但要认识到这样做可能需要时间。在第一次沟通中不要威胁采取法律行动。这可能是您最终需要的解决方案，但请先发送投诉信，等待回复。

4. 4附上证明文件的副本。这些可能包括收据、担保、保证书、您发送的支票副本，以及照片或视频（如果适用）。所有文件都应随信附上。确保您发送的是您希望包含的任何文档的副本，而不是原件。这样，如果你需要向其他人提供证据，就不可能丢失或误放这些关键信息。还要确保在信的正文中说明你所包含的确切材料。例如：“请查收随信附上的我的原始收据副本，以及吹风机的保修单副本和有关序列号的信息。”

5. 5.给他们一个解决问题的期限。提供您希望问题得到解决的确切时间段是很有帮助的。这会让你心平气和，有助于迅速解决这个问题。提供时间限制也有助于防止你的信件丢失或被遗忘，这可能会导致你和公司之间的进一步尴尬和怨恨。只要确保你提供的时间段是合理的。一到两周通常就足够了，不过这取决于你的要求。

6. 6.恭敬地完成这封信。感谢收件人的帮助，并让他们知道如何以及何时能够联系到您来解决问题。这将使他们的工作更容易，为你带来更有效的结果。如果你知道你要写信给的人的名字，请真诚地在信上签名，如果你把他们称为“先生”或“女士”，请真诚地在信上签名。避免“最好的”或“你真正的”等非正式结案

方法2方法2/3：获得正确的音调和格式

1. 1.礼貌。你可能会生气，也有权生气，但粗鲁只会让对方处于守势。以尊重的语气写作，避免做出威胁、愤怒或讽刺的评论。记住，阅读你的信的人对所发生的一切并不是直接负责的，他们会比愤怒、指责的顾客更积极、更愿意取悦亲切、礼貌的顾客。记住，你要写信给的公司可能并不是有意地想要得到你。大多数公司都关心客户的满意度。如果你把收信人看作是想帮助你的人，而不是假设他们怀有恶意，你会成功得多。愤怒时不要写信。等你平静下来再写信。或者，如果你愿意的话，在你完全蒸熟的时候写这封信，然后在寄出之前让它静置一两天。很可能，你会想用一种不那么煽动性的方式来重新措辞。

2. 2.简洁。客户服务代表一天可能会收到多达数百封的信件，所以你必须迅速切入要点，这样他们一开始阅读就知道自己在处理什么。如果你的信太长或太详细，读者会倾向于浏览信中的内容，最终不清楚确切的问题或你想要的解决方案。避免过多的细节或长篇大论。尽量把你的信放在一页纸上，或者在200字以下。

3. 3.要有权威。在你的信中表现出权威性，可以营造出正确的语气，让公司知道你的投诉应该得到认真对待。更严重的投诉尤其如此，可能会产生相当大的财务影响。权威性包括一系列内容，比如所用语言的质量、你对自己的权利和公司责任的了解，以及信件的专业表达。所有这些都会给你带来可信度，这会对你的回信产生积极的影响。

4. 4.用干净、正确的方式格式化你的信件。如上所述，以专业的方式格式化你的信件可以对你收到投诉的方式产生积极的影响。在信的右上角写上你的姓名、地址和日期，然后在信的左上方写上你要写信给的人的姓名或头衔，以及公司的地址。一定要在电脑上把你的信打出来，这样更容易阅读，看起来也更干净。如果你必须手写你的信，确保你的书写清晰易读，没有划掉的单词或墨水污迹。要写你的签名，请在“你的忠实”或“你的真诚”下方留出空白，以便手写签名。在这个空白处，你也应该输入你的名字，这样它就很容易阅读。保持信件整洁，间距适当，段落大小大致相等。

5. 5检查拼写和语法。拼写和语法错误可能会对您的投诉产生负面影响。在打印这封信之前，一定要在你的电脑上检查一下拼写，或者在你寄信之前让别人把它读一遍。

方法3方法3/3：随访

1. 1等待您提供的时间限制到期。耐心一点，在你在第一封信中规定的期限到期之前，不要采取任何进一步的行动。如果这一天过去了，你仍然没有听到任何消息，你可以打电话或发电子邮件来确认是否收到了这封信。最好是让公司不受质疑。如果你仍然没有收到关于你的信的任何信息，或者如果你收到了，但情况没有得到满意的处理，你可以继续向指挥链上的更高级别的人提出投诉。

2. 2沿着指挥链前进。如果你在与客户服务总监的交易中失败，试着找出下一个指挥链中的人是谁，并与他们联系。每次晋升时，无论是从客户代表到主管、董事、副总裁到首席执行官，都要附上上一级的信件。这将更新你的新公司代表，很可能以非诉讼方式解决问题。最好先从客户服务部开始，然后再逐步晋升，而不是直接升职。这是因为客户服务部更习惯于处理这类投诉，任何写给首席执行官的信件都可能会被退回给该部门。如果是这种情况，当你试图越过他们的头时，客户服务部的员工可能会自然而然地认为你不好。请注意，如果你要给首席执行官或总经理写信，需要格外清晰、简洁、写得好，因为他们事先不知道这起事件。

3. 3.如果你想提起诉讼，请找律师。他或她将知道如何进行。请记住，法律行动应该是你的最后手段，在你的信中以法律行动为首会设置一个负面的基调，并会破坏你可能同时要求的任何赔偿请求。如果你虚张声势，它也可能回来咬你。

• 确保你的信中包括你的姓名、地址、电子邮件和电话号码（如果可能的话，包括家庭、工作和手机）。此外，一定要询问读者的信息，这样你们两人都可以了解有关投诉的任何进展。
• 仔细阅读，确信一切都是真实的、真诚的、可证实的。
• 以书面形式提交投诉比向公司发送电子邮件、传真或在其博客或网站上发表评论更有效。大多数公司都会优先处理正式的书面投诉。
• 保留所有信件的复印件和你的信件发送日期。
• 在一些消费者网站上，你可以表达自己的抱怨，也可以查看其他人是否与该公司有过同样的情况。你也可以考虑在这些网站上在线提交消费者投诉。
• 不要发送证人宣誓书。事实上，如果你认为你可能会因为这件事上法庭，你可能不仅要隐瞒证人的陈述，还要隐瞒她的名字。也请记住，法庭很可能代价高昂。在大多数情况下，最好是通过非正式方式或最多通过仲裁达成协议。
• 在你写作之前，花些时间思考一下发生了什么。当你把整件事都想清楚了，你知道你想要什么，你想怎样要求它，你就准备好写信了。
• 不要骂人。记住，你想要的是回报或决心，冒犯你的读者并不能做到这一点。如果你想使用更强的语言，避免被动语态，使用更直接、更具描述性的词语。也许你感到震惊，甚至反感，比单纯的失望更强烈的话语。
• 如果你写信是为了抱怨某个特定的人，把你的信限制在他们的缺点上，不要贬低整个组织。如果你写信抱怨公司的政策，不要侮辱听众或政策。只需陈述你的问题以及你希望如何解决它。