Trello是一種靈活的協作工具，有1700多萬人以多種方式使用。市場營銷人員、專案經理、軟體開發人員、高中教師、人力資源經理、婚禮策劃人員、居家父母和旅遊策劃人員等都定製了這個視覺化工具，以滿足他們的需求。但是，特雷洛背後的100人團隊是如何利用這個工具的呢？

這篇文章最初出現在Zapier部落格上。免責宣告：Carlin Sack為Zapier從事內容營銷工作，Zapier為Trello（以及其他公司）**和提**品，並由Trello支付服務費用。

與Trello的狂熱使用者擁有同樣驚人的多樣性。

Trello的簡單設計圍繞著稱為“boards”的空白區域和稱為“cards”的虛擬便箋，讓您有空間跟蹤、計劃或組織您選擇的任何內容。Trello團隊依靠150多個Trello板來發展產品，並支援全世界的Trello使用者。這還不包括員工的個人和私人董事會。

可以肯定的是，如果沒有自己的產品，Trello公司就不會有這麼高的效率。

“透過在Trello經營我們的整個業務，不僅每個團隊成員都能從我們自己的產品中獲益，而且我們每個人都對它有一個全面的瞭解，”內容營銷經理Lauren Moon說我們使用者的痛點就是我們的痛點，他們的快樂也是我們的。”

我們與四名Trello員工進行了交談，瞭解他們如何使用自己的產品來管理日常工作。加入我們窺視Trello辦公室的視窗，直接從源頭獲得Trello提示。

trello團隊如何使用trello來組織專案和任務

招聘主管安娜·劉易斯（Anna Lewis）和她的團隊與整個公司的經理們交談，以評估招聘需求。為了簡化這個過程，她在很大程度上依賴於一個“招聘中心”董事會。

董事會上的列表從“預期需求”到“主動開啟並張貼”，從“預期需求”到“卡片在特雷洛的工作頁面上直播後移動”）。招聘團隊在每張卡片上**一個檢查表，以確保在將卡片移到另一個列表之前完成所有任務。

劉易斯說：“卡片中的清單有助於我們儘早做出決定。”它阻止我們進入面試階段的一個角色，仍然在討論什麼樣的練習給候選人。到那時，我們已經準備好出發了。”

為了最大限度地提高透明度，招聘團隊在每個Trello卡的描述欄位中填寫有關角色的詳細資訊。板最左邊的模板卡有助於確保每張卡遵循相同的降價格式。

劉易斯說：“如果有人沒有被告知這個角色，他們可以簡單地進入招聘中心，檢視Trello卡片的描述欄位，快速瞭解特定招聘流程的基本情況。”。

招聘小組三個月前才成立了董事會。隨著特雷洛的招聘需求增加，他們開發了一種更有組織、更透明的方式來準備新的工作角色。

Moon說，這是使用Trello的一大好處：你可以隨時更換Trello板，這對成長、變化的團隊特別有幫助。”看到董事會隨著團隊的成長和專案的變化而發展是非常有趣的，”Moon說。例如，Moon的團隊改變了他們在“編輯日曆”板上給卡片貼標簽的方式，以更好地反映Trello的內容策略是如何隨著時間的推移而發展的。

Moon說：“我們不是用基於角色的標簽（比如‘Trello for Teachers’）來給卡片貼標簽，而是根據卡片適合的內容引數來給每張卡片貼標簽。”我們還開始根據內容是否適合銷售漏斗的頂部、中部或底部，為卡片新增標簽。這是一個很大的變化，它迫使你以不同的方式思考內容。”

該團隊最近對編輯日曆委員會所做的其他修改包括將委員會的一個名單拆分成一個完全獨立的委員會。

“我們曾經有一個列表，我們只會新增一些想法或連結到有趣的文章或資源，”穆恩說它最終基本上變成了一個“垃圾抽屜”清單，因為它是不可操作的。這是壓倒性的看。現在我們有兩個委員會：編輯日曆委員會是隻為我們目前正在寫的作品，並有一個到期日。如果沒有截止日期，則會提交給‘資源’委員會。”

這個副產品資源板的建立幫助我們瞭解了現在的Trello咒語Moon：總是透過使用不同的Trello板將可操作的任務和不可操作的參考專案分開。

Moon說：“我發現明確區分一個可操作的董事會（包括“待辦事項”、“正在做事項”和“已完成事項”列表）和一個作為資訊儲存庫的董事會是很有幫助的。”這些董事會沒有行動專案，只有參考專案。”

Trello Pro提示：個性化不同背景的Trello板不僅僅是為了好玩，還可以幫助提高工作效率。Moon稱自己為“棋盤背景鑒賞家”，因為她的每一塊Trello棋盤都有不同的背景（最好是一塊顏色鮮艷的棋盤）。這樣，當她在同一個視窗中開啟了許多Trello標簽時，她一眼就能分辨出哪個板是哪個板。

可操作的董事會特別有助於處理團隊專案。CMO JD Peterson說，他主要使用Trello董事會來跟蹤短期專案，比如產品釋出：“基於專案的董事會通常是為涉及多個人的重大釋出而建立的。我現在可能一直在看一個電路板，但一旦產品推出，電路板就會被存檔並從我的世界中消失。”

例如，Peterson和釋出團隊的其他成員為每次釋出新的Trello Power-Up（又稱為增強產品核心功能的附加功能集）建立一個Trello板。彼得森說，每個加電發射板的安裝方式都是一樣的。每個板上的左側列表都被作為“有用資訊”列表放在一邊，其中包括特定於專案的詳細資訊，如時間表、目標和描述。這樣，重要的細節是團隊成員首先看到的。

“然後，在右邊，是我們用來跟蹤發射任務的列表，其中包括：‘要做的事’、‘進行中’、‘準備發射’和‘現場’，”彼得森說我們喜歡上電發射板上這些列表的結構，所以我們只是為下一次發射克隆它。”

Trello團隊如何在工作之外使用Trello：Trello團隊不僅在辦公室使用Trello，在家也使用Trello。劉易斯和她的丈夫用一個Trello板來跟蹤家務活。彼得森用一個Trello董事會為妻子全年尋找禮物的點子，因此當假期和生日臨近時，他不會感到難堪：“如果我聽到她提到她喜歡的東西，我會在董事會上加一張卡片，”彼得森說也許我甚至應該邀請她的朋友來董事會！”

trello團隊如何利用trello改善溝通

支援專家MichelleEarhart說，在整個Trello組織中使用Trello板有助於提高透明度，簡化團隊之間的溝通。這一點對Earhart和支援團隊尤其重要，因為他們每天都要花大量時間接收客戶反饋，並將反饋傳達給合適的人。

例如，當一個客戶向Trello寫一個可能的bug，而不是一個依賴即時訊息或問題跟蹤系統的支援專家時，他們會將反饋直接傳送到正確團隊的Trello董事會。

“我們的每個工程團隊，包括web、iOS和Android團隊都有自己的董事會，”Earhart說他們董事會的結構取決於團隊，但一個共同的特點是，他們所有的董事會都有一個“入職”名單。這樣，支援代理就可以在“傳入”列表中刪除一張關於可能的bug的卡片。我們知道球隊每週至少會檢查一次名單。”

透過將Trello卡片新增到另一個團隊的董事會，支援團隊可以放心對任何可能的bug採取行動（而不是擔心它們像Slack一樣被意外忽略）。

以類似的方式，支援團隊將功能請求新增到產品管理的“功能請求”板上的“收件箱”列表中。

“當使用者寫下反饋和功能請求時，我們會將其作為一張卡片新增到‘功能請求’板上，我們會給這張卡片2周的期限，”埃爾哈特說然後產品經理可以訂閱這些卡片。”

當然，如果團隊想要立即討論某個特定的客戶反饋，他們會在相關板上建立一張Trello卡，然後將該卡的連結貼上到Slack中。有關卡片的關鍵細節，如卡片的描述，會立即出現供人們討論。

埃爾哈特說：“我們所有的工作都已經在特雷羅完成了，所以我們可以輕鬆地‘展開’特雷羅牌。”它提供了所有的資訊，而不是一個神祕的連結，你點選和開啟分開

Moon的內容團隊還在他們的“編輯日曆”板上使用一個“接收”列表，幫助他們收集來自整個組織的內容想法。將想法儲存在“傳入”列表中，允許團隊在將想法移動到另一個列表或板之前檢視每個想法。

“當有人把一張卡片放進我們的‘進貨’名單時，營銷團隊會討論內容，”Moon說即使我們認為它不適合我們的部落格，我們也會考慮在其他地方釋出內容。”

trello團隊如何使用trello組織會議

在一些公司，“會議”這個詞已經成為了“時間糟糕”的同義詞，但特雷羅團隊透過使用特雷羅卡片來幫助指導會議議程和保持效率來解決這個問題。時間效率對彼得森來說尤其重要，他大部分時間都在開會。

彼得森說：“我的日程安排非常繁重，包括各種團隊會議、一對一會議、基於專案的會議和高管會議。”但是，我們大多數的會議都很早就結束了。Trello產品本身是Trello會議效率遠高於我工作過的其他公司的一個重要原因。”

彼得森每週至少舉行五次一對一的會議，並與他的直接報告。他用特雷洛牌來對付所有的人。這樣，會議上的兩個人都能看到會議上有什麼需要討論，並將其新增到議程上。

彼得森說：“當我們在一週內思考事情時，我們會把卡片放在一對一的黑板上。”我們還有代表發展、職業和季度目標的迴圈卡片。它使會議變得很棒，因為它使我們與時間保持同步。最重要的是，你有一份每週討論內容的記錄。”

其他團隊也使用Trello來執行他們的每週會議：例如，支援團隊的會議以Trello董事會左側列表中的卡片為基礎。

埃爾哈特說：“我們瀏覽了這個列表，透過在卡片上新增成員的方式將卡片分配給專案所有者。”然後每週我們都會檢查名單上的每張卡片，問對方‘我們把針移到這裡了嗎？如果我們沒有，會發生什麼？“有時，專案的所有者會決定該卡需要自己的空間，並將其放入一個單獨的板中。然後他們從原來的卡片連結到那塊板上。”

內容團隊在會議期間也嚴格遵循Trello董事會，以保持其高效執行，但使用標簽來決定會議將討論什麼：

穆恩說：“我們把‘討論’這個標簽當作下次會議討論內容的標記。”如果有人想討論什麼，他們會給Trello卡片貼上標簽，我們在會上討論，然後分配。在整個會議期間，我們只討論這些卡片。如果董事會上沒有標註，我們就不討論。”

除了招聘團隊的周例會之外，他們還與各個團隊就即將到來的招聘需求舉行會議：招聘中心董事會上的每張卡片都有自己的會議。招聘團隊透過在Google文件中寫下一個議程，然後將文件鏈接回相應的Trello卡片來執行每次會議。

劉易斯說：“在初期階段，我們會為每個角色開一個啟動會議。”它真的讓每個人都站在同一個頁面上，這樣我們以後對角色的更改就更少了。在googledoc的議程中，每個人都附和評論。我們在Trello卡的描述欄位頂部連結到所有這些內容。”

trello團隊如何使用trello在沒有通知過載的情況下保持迴圈

因為Trello團隊使用Trello太多了，你可能會認為團隊成員整天都在處理來自Trello的大量電子郵件通知；例如，每次團隊成員在卡片上發表評論時，他們都會收到應用內通知和電子郵件。下麵是Trello團隊如何使用通知，以便它們始終處於迴圈中而不會產生太多噪音。

Moon利用了這樣一個事實，即您可以透過只訂閱特定的板來管理Trello通知。

“我住在特雷羅，所以我不需要那麼多電子郵件通知，”穆恩說我只訂閱了兩個Trello董事會，所以我不會收到任何來自其他董事會的電子郵件，除非有人用@提到我。”

即使Moon收到了Trello的郵件通知，她也會儘量減少這些幹擾。

“對於那些電子郵件，我會把它們過濾到某個資料夾，這樣它們就不會在我的**上通知我了，”穆恩說我對移動通知有點固執。這樣，我只在電腦前準備處理郵件時才處理郵件，而不是在家裡分心、做飯等時。”

除了開啟或關閉她的Trello通知，Earhart還使用Slack的Trello應用程式管理Slack中的Trello通知。

“我真的總是懶散；“我不會關掉它，”埃爾哈特說這個應用程式非常方便，因為它可以在Slack中自動展開卡片。從那裡，我可以訂閱特定的卡，每當我看到某些卡，並認為，'哦，我想聽到更多關於這個'

另一方面，彼得森則選擇不傳送電子郵件通知，完全依靠特雷洛的應用程式內通知來保持他的最新狀態。

彼得森說：“我關閉了電子郵件通知，因為我發現由於我參與的Trello板太吵了。”相反，我使用的是應用程式內通知：每天每隔幾個小時，我就會檢視小紅鈴圖示，尋找可能需要立即跳轉的內容。”

trello團隊如何最大化他們的日程安排

除了馴服通知，特雷洛團隊的成員也有策略去幹擾其他幹擾。例如，特雷洛幫助劉易斯保持一個適合她的每日時間表，而不是根據日曆上的小時標記或長長的、無法完成的待辦事項列表。劉易斯依靠一個“待辦事項”Trello董事會，讓她在定期，每天的任務軌道。

她每天早上的第一項任務是：調查所有空缺職位，並從招聘人員那裡得到必要的更新。完成後，她將卡片移動到“完成”列表。然後，她在查收電子郵件和填寫Trello板上的卡片之間來回穿梭。

“我覺得有責任知道我的電子郵件，因為有些專案可能對招聘時間敏感；劉易斯說：“我必須非常有反應力。”所以我會一次做一張Trello卡片，但我不會在卡片中間檢查我的電子郵件。我很有紀律，確保我透過了一個特雷洛卡。這樣，我就不會在重要任務中被打斷。這確實有助於我在一個需要大量響應的角色中建立一點結構。”

劉易斯每天的Trello板上只有三個列表——“每日”、“彈出視窗”（用來捕捉一天中的隨機任務）和“完成”，這簡化了她的一天。

劉易斯說：“在任何一天，做不同的事情需要不同的時間。”所以我個人的Trello板非常流暢。與其說是一個確切的日程安排或待辦事項清單，不如說是有一個每天的節奏。我非常相信節奏。否則，我的註意力就分散得太多了。”

彼得森說，他發現，將打電話或閑聊等活動限制在一天中的特定時間，可以讓他保持工作效率。

彼得森說：“對我來說，一件重要的事就是休息時間。”我發現自己經常被髮現在偷懶，所以我花了兩個小時的時間把它關掉。否則，我肯定發現自己被困在太多的噪音。對我來說，另一個策略是，除非我有一個特定的通話設定，它能幫助我跟上時間，否則我實際上不接電話。”

為了提高效率，Earhart採用了一種稱為“分塊”的技術，她將一天分為三類：早上、下午和晚上。然後她相應地給每個人分配任務。

埃爾哈特說：“我可以很容易地在一天一小時的工作安排中陷入困境，所以我只會問自己：‘你今天早上在做什麼？’然後我告訴自己：‘寫你的電子郵件，然後寫這兩篇文章。’‘那你下午在做什麼？’‘好吧，我會回覆我的電子郵件，監控Twitter，然後做這個專案。’我會在紙和筆上記錄這個鬆散的時間表。這樣，就不會太嚇人了。”

trello團隊如何使用zapier和trello

正如你可能猜到的，我們在扎比爾的人都對積分著迷。Trello是人們將其Zapier整合（也稱為“Zaps”）整合的頂級工具之一。以下是一些示例：

• 從新Evernote建立Trello卡
• 從新的Gmail電子郵件建立Trello卡
• 從新的googlesheets電子錶格行建立Trello卡片

這就是為什麼我們特別好奇地問特雷羅團隊他們如何使用扎皮爾自己。

Trello支援團隊說，他們使用Zapier自動化Trello交換請求的過程。他們建立了一個簡單的Zap，將新條目從線上表單工具Wufoo傳送到Trello。

埃爾哈特說：“當員工想寄送包裹時，我們有一個表格，他們可以用它來確保我們從他們那裡得到標準化的資訊。”這樣一來，不管是誰管理swag，都不會讓他回頭說，‘哦，你忘了電話號碼’，或者‘我不知道這個人想要什麼尺碼的襯衫’。”

現在，支援團隊不再手動複製和貼上新的Wufoo條目到Trello，而是由Zap自動處理。然後，他們可以更快地完成swag請求。

無論您使用線上表單捕獲什麼資訊，都可以將其自動傳送到Trello，就像Trello支援團隊使用以下Zaps所做的那樣：

• 從新的打字輸入建立Trello卡片
• 從Google表單建立Trello卡片

Trello的內容營銷團隊還使用Zapier將線上表單工具Jotform與Trello整合。這種Zap幫助團隊快速審查自由職業者的編輯想法，而不需要手動將想法從Jotform轉移到Trello。

內容團隊不必手動將自由職業者的想法輸入到Trello中，而可以坐下來讓Zap來完成工作。然後，團隊可以集中精力分享關於編輯理念的想法。

“Zap將表單資料傳送到只有我們才能看到的Trello板上，”Moon說我會給新卡片貼上“是”、“否”或“也許”的標簽。當有新的投稿時，我喜歡能馬上看特雷洛的卡片。”

內容營銷團隊還使用Zapier將傳送到特定共享電子郵件地址的Gmail訊息自動新增到Trello板。這樣，內容營銷團隊就可以聲稱收到的電子郵件，併在傳送之前就回覆進行協作。

支援團隊還使用各種Zap將來自不同地方的資訊傳送到Slack，例如客戶支援應用程式Help Scout和Trello。因為這些zap將關鍵資訊傳送給Slack，所以支援團隊會立即得到通知，可以更快地處理請求。

由於Trello的使用者遍佈世界各地，使用不同的語言，支援團隊還使用Zapier自動將電子郵件翻譯成英語。事實上，電子郵件已經被翻譯成英語“只是一個巨大的節省時間，”埃爾哈特說。

專業提示：Trello團隊還使用Zaps自動化重要的個人任務。對埃爾哈特來說，有機會看音樂劇《漢密爾頓》是最重要的。”她說：“我每天下午4點都會有一個Zap程式給我發漢密爾頓彩票的結果。”。由於她的漢密爾頓彩票結果直接傳送給Slack，她可以保持知情，而不會在應用程式之間切換，也不會在工作日失去註意力。

特雷洛團隊與特雷洛的未來

Trello團隊使用他們自己的產品以獨特的方式合作。他們的工作方式是執行長邁克爾•普賴爾（Michael Pryor）設想的，所有團隊在使用Trello時都會這樣做，他在接受Intercom採訪時表示：

普賴爾說：“我認為特雷羅是一個讓每個人的頭腦都圍繞著同一件事的地方。”所以你辦公室裡才會有白板。我們關註團隊的視角，就像你在樹林裡迷路一樣，你需要地圖或GPS。你會低頭看它，每個人都會看它，看看他們在哪裡，他們需要去哪裡。”

隨著Trello團隊未來產品的增長，它使用自己產品的方式也會隨之增長。

Trello如何使用Trello作為一個團隊進行協作、計劃和溝通| Zapier

Zapier和Trello的照片和影象。