Trello是一种灵活的协作工具，有1700多万人以多种方式使用。市场营销人员、项目经理、软件开发人员、高中教师、人力资源经理、婚礼策划人员、居家父母和旅游策划人员等都定制了这个可视化工具，以满足他们的需求。但是，特雷洛背后的100人团队是如何利用这个工具的呢？

这篇文章最初出现在Zapier博客上。免责声明：Carlin Sack为Zapier从事内容营销工作，Zapier为Trello（以及其他公司）**和提**品，并由Trello支付服务费用。

与Trello的狂热用户拥有同样惊人的多样性。

Trello的简单设计围绕着称为“boards”的空白区域和称为“cards”的虚拟便笺，让您有空间跟踪、计划或组织您选择的任何内容。Trello团队依靠150多个Trello板来发展产品，并支持全世界的Trello用户。这还不包括员工的个人和私人董事会。

可以肯定的是，如果没有自己的产品，Trello公司就不会有这么高的效率。

“通过在Trello经营我们的整个业务，不仅每个团队成员都能从我们自己的产品中获益，而且我们每个人都对它有一个全面的了解，”内容营销经理Lauren Moon说我们用户的痛点就是我们的痛点，他们的快乐也是我们的。”

我们与四名Trello员工进行了交谈，了解他们如何使用自己的产品来管理日常工作。加入我们窥视Trello办公室的窗口，直接从源头获得Trello提示。

trello团队如何使用trello来组织项目和任务

招聘主管安娜·刘易斯（Anna Lewis）和她的团队与整个公司的经理们交谈，以评估招聘需求。为了简化这个过程，她在很大程度上依赖于一个“招聘中心”董事会。

董事会上的列表从“预期需求”到“主动打开并张贴”，从“预期需求”到“卡片在特雷洛的工作页面上直播后移动”）。招聘团队在每张卡片上**一个检查表，以确保在将卡片移到另一个列表之前完成所有任务。

刘易斯说：“卡片中的清单有助于我们尽早做出决定。”它阻止我们进入面试阶段的一个角色，仍然在讨论什么样的练习给候选人。到那时，我们已经准备好出发了。”

为了最大限度地提高透明度，招聘团队在每个Trello卡的描述字段中填写有关角色的详细信息。板最左边的模板卡有助于确保每张卡遵循相同的降价格式。

刘易斯说：“如果有人没有被告知这个角色，他们可以简单地进入招聘中心，查看Trello卡片的描述字段，快速了解特定招聘流程的基本情况。”。

招聘小组三个月前才成立了董事会。随着特雷洛的招聘需求增加，他们开发了一种更有组织、更透明的方式来准备新的工作角色。

Moon说，这是使用Trello的一大好处：你可以随时更换Trello板，这对成长、变化的团队特别有帮助。”看到董事会随着团队的成长和项目的变化而发展是非常有趣的，”Moon说。例如，Moon的团队改变了他们在“编辑日历”板上给卡片贴标签的方式，以更好地反映Trello的内容策略是如何随着时间的推移而发展的。

Moon说：“我们不是用基于角色的标签（比如‘Trello for Teachers’）来给卡片贴标签，而是根据卡片适合的内容参数来给每张卡片贴标签。”我们还开始根据内容是否适合销售漏斗的顶部、中部或底部，为卡片添加标签。这是一个很大的变化，它迫使你以不同的方式思考内容。”

该团队最近对编辑日历委员会所做的其他修改包括将委员会的一个名单拆分成一个完全独立的委员会。

“我们曾经有一个列表，我们只会添加一些想法或链接到有趣的文章或资源，”穆恩说它最终基本上变成了一个“垃圾抽屉”清单，因为它是不可操作的。这是压倒性的看。现在我们有两个委员会：编辑日历委员会是只为我们目前正在写的作品，并有一个到期日。如果没有截止日期，则会提交给‘资源’委员会。”

这个副产品资源板的创建帮助我们了解了现在的Trello咒语Moon：总是通过使用不同的Trello板将可操作的任务和不可操作的参考项目分开。

Moon说：“我发现明确区分一个可操作的董事会（包括“待办事项”、“正在做事项”和“已完成事项”列表）和一个作为信息存储库的董事会是很有帮助的。”这些董事会没有行动项目，只有参考项目。”

Trello Pro提示：个性化不同背景的Trello板不仅仅是为了好玩，还可以帮助提高工作效率。Moon称自己为“棋盘背景鉴赏家”，因为她的每一块Trello棋盘都有不同的背景（最好是一块颜色鲜艳的棋盘）。这样，当她在同一个窗口中打开了许多Trello标签时，她一眼就能分辨出哪个板是哪个板。

可操作的董事会特别有助于处理团队项目。CMO JD Peterson说，他主要使用Trello董事会来跟踪短期项目，比如产品发布：“基于项目的董事会通常是为涉及多个人的重大发布而创建的。我现在可能一直在看一个电路板，但一旦产品推出，电路板就会被存档并从我的世界中消失。”

例如，Peterson和发布团队的其他成员为每次发布新的Trello Power-Up（又称为增强产品核心功能的附加功能集）创建一个Trello板。彼得森说，每个加电发射板的安装方式都是一样的。每个板上的左侧列表都被作为“有用信息”列表放在一边，其中包括特定于项目的详细信息，如时间表、目标和描述。这样，重要的细节是团队成员首先看到的。

“然后，在右边，是我们用来跟踪发射任务的列表，其中包括：‘要做的事’、‘进行中’、‘准备发射’和‘现场’，”彼得森说我们喜欢上电发射板上这些列表的结构，所以我们只是为下一次发射克隆它。”

Trello团队如何在工作之外使用Trello：Trello团队不仅在办公室使用Trello，在家也使用Trello。刘易斯和她的丈夫用一个Trello板来跟踪家务活。彼得森用一个Trello董事会为妻子全年寻找礼物的点子，因此当假期和生日临近时，他不会感到难堪：“如果我听到她提到她喜欢的东西，我会在董事会上加一张卡片，”彼得森说也许我甚至应该邀请她的朋友来董事会！”

trello团队如何利用trello改善沟通

支持专家MichelleEarhart说，在整个Trello组织中使用Trello板有助于提高透明度，简化团队之间的沟通。这一点对Earhart和支持团队尤其重要，因为他们每天都要花大量时间接收客户反馈，并将反馈传达给合适的人。

例如，当一个客户向Trello写一个可能的bug，而不是一个依赖即时消息或问题跟踪系统的支持专家时，他们会将反馈直接传送到正确团队的Trello董事会。

“我们的每个工程团队，包括web、iOS和Android团队都有自己的董事会，”Earhart说他们董事会的结构取决于团队，但一个共同的特点是，他们所有的董事会都有一个“入职”名单。这样，支持代理就可以在“传入”列表中删除一张关于可能的bug的卡片。我们知道球队每周至少会检查一次名单。”

通过将Trello卡片添加到另一个团队的董事会，支持团队可以放心对任何可能的bug采取行动（而不是担心它们像Slack一样被意外忽略）。

以类似的方式，支持团队将功能请求添加到产品管理的“功能请求”板上的“收件箱”列表中。

“当用户写下反馈和功能请求时，我们会将其作为一张卡片添加到‘功能请求’板上，我们会给这张卡片2周的期限，”埃尔哈特说然后产品经理可以订阅这些卡片。”

当然，如果团队想要立即讨论某个特定的客户反馈，他们会在相关板上创建一张Trello卡，然后将该卡的链接粘贴到Slack中。有关卡片的关键细节，如卡片的描述，会立即出现供人们讨论。

埃尔哈特说：“我们所有的工作都已经在特雷罗完成了，所以我们可以轻松地‘展开’特雷罗牌。”它提供了所有的信息，而不是一个神秘的链接，你点击和打开分开

Moon的内容团队还在他们的“编辑日历”板上使用一个“接收”列表，帮助他们收集来自整个组织的内容想法。将想法存储在“传入”列表中，允许团队在将想法移动到另一个列表或板之前查看每个想法。

“当有人把一张卡片放进我们的‘进货’名单时，营销团队会讨论内容，”Moon说即使我们认为它不适合我们的博客，我们也会考虑在其他地方发布内容。”

trello团队如何使用trello组织会议

在一些公司，“会议”这个词已经成为了“时间糟糕”的同义词，但特雷罗团队通过使用特雷罗卡片来帮助指导会议议程和保持效率来解决这个问题。时间效率对彼得森来说尤其重要，他大部分时间都在开会。

彼得森说：“我的日程安排非常繁重，包括各种团队会议、一对一会议、基于项目的会议和高管会议。”但是，我们大多数的会议都很早就结束了。Trello产品本身是Trello会议效率远高于我工作过的其他公司的一个重要原因。”

彼得森每周至少举行五次一对一的会议，并与他的直接报告。他用特雷洛牌来对付所有的人。这样，会议上的两个人都能看到会议上有什么需要讨论，并将其添加到议程上。

彼得森说：“当我们在一周内思考事情时，我们会把卡片放在一对一的黑板上。”我们还有代表发展、职业和季度目标的循环卡片。它使会议变得很棒，因为它使我们与时间保持同步。最重要的是，你有一份每周讨论内容的记录。”

其他团队也使用Trello来运行他们的每周会议：例如，支持团队的会议以Trello董事会左侧列表中的卡片为基础。

埃尔哈特说：“我们浏览了这个列表，通过在卡片上添加成员的方式将卡片分配给项目所有者。”然后每周我们都会检查名单上的每张卡片，问对方‘我们把针移到这里了吗？如果我们没有，会发生什么？“有时，项目的所有者会决定该卡需要自己的空间，并将其放入一个单独的板中。然后他们从原来的卡片链接到那块板上。”

内容团队在会议期间也严格遵循Trello董事会，以保持其高效运行，但使用标签来决定会议将讨论什么：

穆恩说：“我们把‘讨论’这个标签当作下次会议讨论内容的标记。”如果有人想讨论什么，他们会给Trello卡片贴上标签，我们在会上讨论，然后分配。在整个会议期间，我们只讨论这些卡片。如果董事会上没有标注，我们就不讨论。”

除了招聘团队的周例会之外，他们还与各个团队就即将到来的招聘需求举行会议：招聘中心董事会上的每张卡片都有自己的会议。招聘团队通过在Google文档中写下一个议程，然后将文档链接回相应的Trello卡片来运行每次会议。

刘易斯说：“在初期阶段，我们会为每个角色开一个启动会议。”它真的让每个人都站在同一个页面上，这样我们以后对角色的更改就更少了。在googledoc的议程中，每个人都附和评论。我们在Trello卡的描述字段顶部链接到所有这些内容。”

trello团队如何使用trello在没有通知过载的情况下保持循环

因为Trello团队使用Trello太多了，你可能会认为团队成员整天都在处理来自Trello的大量电子邮件通知；例如，每次团队成员在卡片上发表评论时，他们都会收到应用内通知和电子邮件。下面是Trello团队如何使用通知，以便它们始终处于循环中而不会产生太多噪音。

Moon利用了这样一个事实，即您可以通过只订阅特定的板来管理Trello通知。

“我住在特雷罗，所以我不需要那么多电子邮件通知，”穆恩说我只订阅了两个Trello董事会，所以我不会收到任何来自其他董事会的电子邮件，除非有人用@提到我。”

即使Moon收到了Trello的邮件通知，她也会尽量减少这些干扰。

“对于那些电子邮件，我会把它们过滤到某个文件夹，这样它们就不会在我的**上通知我了，”穆恩说我对移动通知有点固执。这样，我只在电脑前准备处理邮件时才处理邮件，而不是在家里分心、做饭等时。”

除了打开或关闭她的Trello通知，Earhart还使用Slack的Trello应用程序管理Slack中的Trello通知。

“我真的总是懒散；“我不会关掉它，”埃尔哈特说这个应用程序非常方便，因为它可以在Slack中自动展开卡片。从那里，我可以订阅特定的卡，每当我看到某些卡，并认为，'哦，我想听到更多关于这个'

另一方面，彼得森则选择不发送电子邮件通知，完全依靠特雷洛的应用程序内通知来保持他的最新状态。

彼得森说：“我关闭了电子邮件通知，因为我发现由于我参与的Trello板太吵了。”相反，我使用的是应用程序内通知：每天每隔几个小时，我就会查看小红铃图标，寻找可能需要立即跳转的内容。”

trello团队如何最大化他们的日程安排

除了驯服通知，特雷洛团队的成员也有策略去干扰其**扰。例如，特雷洛帮助刘易斯保持一个适合她的每日时间表，而不是根据日历上的小时标记或长长的、无法完成的待办事项列表。刘易斯依靠一个“待办事项”Trello董事会，让她在定期，每天的任务轨道。

她每天早上的第一项任务是：调查所有空缺职位，并从招聘人员那里得到必要的更新。完成后，她将卡片移动到“完成”列表。然后，她在查收电子邮件和填写Trello板上的卡片之间来回穿梭。

“我觉得有责任知道我的电子邮件，因为有些项目可能对招聘时间敏感；刘易斯说：“我必须非常有反应力。”所以我会一次做一张Trello卡片，但我不会在卡片中间检查我的电子邮件。我很有纪律，确保我通过了一个特雷洛卡。这样，我就不会在重要任务中被打断。这确实有助于我在一个需要大量响应的角色中创建一点结构。”

刘易斯每天的Trello板上只有三个列表——“每日”、“弹出窗口”（用来捕捉一天中的随机任务）和“完成”，这简化了她的一天。

刘易斯说：“在任何一天，做不同的事情需要不同的时间。”所以我个人的Trello板非常流畅。与其说是一个确切的日程安排或待办事项清单，不如说是有一个每天的节奏。我非常相信节奏。否则，我的注意力就分散得太多了。”

彼得森说，他发现，将打电话或闲聊等活动限制在一天中的特定时间，可以让他保持工作效率。

彼得森说：“对我来说，一件重要的事就是休息时间。”我发现自己经常被发现在偷懒，所以我花了两个小时的时间把它关掉。否则，我肯定发现自己被困在太多的噪音。对我来说，另一个策略是，除非我有一个特定的通话设置，它能帮助我跟上时间，否则我实际上不接电话。”

为了提高效率，Earhart采用了一种称为“分块”的技术，她将一天分为三类：早上、下午和晚上。然后她相应地给每个人分配任务。

埃尔哈特说：“我可以很容易地在一天一小时的工作安排中陷入困境，所以我只会问自己：‘你今天早上在做什么？’然后我告诉自己：‘写你的电子邮件，然后写这两篇文章。’‘那你下午在做什么？’‘好吧，我会回复我的电子邮件，监控Twitter，然后做这个项目。’我会在纸和笔上记录这个松散的时间表。这样，就不会太吓人了。”

trello团队如何使用zapier和trello

正如你可能猜到的，我们在扎比尔的人都对积分着迷。Trello是人们将其Zapier集成（也称为“Zaps”）集成的顶级工具之一。以下是一些示例：

• 从新Evernote创建Trello卡
• 从新的Gmail电子邮件创建Trello卡
• 从新的googlesheets电子表格行创建Trello卡片

这就是为什么我们特别好奇地问特雷罗团队他们如何使用扎皮尔自己。

Trello支持团队说，他们使用Zapier自动化Trello交换请求的过程。他们建立了一个简单的Zap，将新条目从在线表单工具Wufoo发送到Trello。

埃尔哈特说：“当员工想寄送包裹时，我们有一个表格，他们可以用它来确保我们从他们那里得到标准化的信息。”这样一来，不管是谁管理swag，都不会让他回头说，‘哦，你忘了电话号码’，或者‘我不知道这个人想要什么尺码的衬衫’。”

现在，支持团队不再手动复制和粘贴新的Wufoo条目到Trello，而是由Zap自动处理。然后，他们可以更快地完成swag请求。

无论您使用在线表单捕获什么信息，都可以将其自动发送到Trello，就像Trello支持团队使用以下Zaps所做的那样：

• 从新的打字输入创建Trello卡片
• 从Google表单创建Trello卡片

Trello的内容营销团队还使用Zapier将在线表单工具Jotform与Trello集成。这种Zap帮助团队快速审查自由职业者的编辑想法，而不需要手动将想法从Jotform转移到Trello。

内容团队不必手动将自由职业者的想法输入到Trello中，而可以坐下来让Zap来完成工作。然后，团队可以集中精力分享关于编辑理念的想法。

“Zap将表单数据发送到只有我们才能看到的Trello板上，”Moon说我会给新卡片贴上“是”、“否”或“也许”的标签。当有新的投稿时，我喜欢能马上看特雷洛的卡片。”

内容营销团队还使用Zapier将发送到特定共享电子邮件地址的Gmail消息自动添加到Trello板。这样，内容营销团队就可以声称收到的电子邮件，并在发送之前就回复进行协作。

支持团队还使用各种Zap将来自不同地方的信息发送到Slack，例如客户支持应用程序Help Scout和Trello。因为这些zap将关键信息发送给Slack，所以支持团队会立即得到通知，可以更快地处理请求。

由于Trello的用户遍布世界各地，使用不同的语言，支持团队还使用Zapier自动将电子邮件翻译成英语。事实上，电子邮件已经被翻译成英语“只是一个巨大的节省时间，”埃尔哈特说。

专业提示：Trello团队还使用Zaps自动化重要的个人任务。对埃尔哈特来说，有机会看音乐剧《汉密尔顿》是最重要的。”她说：“我每天下午4点都会有一个Zap程序给我发汉密尔顿彩票的结果。”。由于她的汉密尔顿彩票结果直接发送给Slack，她可以保持知情，而不会在应用程序之间切换，也不会在工作日失去注意力。

特雷洛团队与特雷洛的未来

Trello团队使用他们自己的产品以独特的方式合作。他们的工作方式是首席执行官迈克尔•普赖尔（Michael Pryor）设想的，所有团队在使用Trello时都会这样做，他在接受Intercom采访时表示：

普赖尔说：“我认为特雷罗是一个让每个人的头脑都围绕着同一件事的地方。”所以你办公室里才会有白板。我们关注团队的视角，就像你在树林里迷路一样，你需要地图或GPS。你会低头看它，每个人都会看它，看看他们在哪里，他们需要去哪里。”

随着Trello团队未来产品的增长，它使用自己产品的方式也会随之增长。

Trello如何使用Trello作为一个团队进行协作、计划和沟通| Zapier

Zapier和Trello的照片和图像。