如何透過資料驗證限制excel中的資料輸入

如果您使用Excel電子表格從其他人那裡收集資料，但發現他們經常用錯誤的資訊填充精心規劃的單元格，那麼資料驗證會有所幫助。...

如果您使用Excel電子表格從其他人那裡收集資料，但發現他們經常用錯誤的資訊填充精心規劃的單元格，那麼資料驗證會有所幫助。

此工具允許您將特定單元格限制為只允許格式正確的資料。如果有人在費用報告中輸入了不應該出現的內容，比如“機場午餐”而不是“15.68美元”，Excel會拒絕輸入，直到他們正確輸入。把它看作是一種被動的攻擊方式，以確保人們不會浪費你的時間。

作為一個例子，這裡的基本費用報告工作表如何極客。假設我們希望確保人們只在某些單元格中輸入格式化為貨幣的數值（即，一些數字，後跟一個小數點，後跟兩個以上的數字）。

首先，選擇要限制的所有單元格。

切換到功能區上的“資料”選項卡，然後單擊“資料驗證”按鈕。如果你的視窗不是全尺寸的，你看不到標籤，那就是帶有兩個水平框的圖示，一個綠色的複選標記和一個紅色的交叉圓。

在資料驗證視窗的“設定”選項卡上，單擊“允許”下拉選單。在這裡，您可以設定特定型別的輸入，以允許您選擇的單元格。對於我們的開支報告，我們將堅持要求使用者輸入一個帶有兩個十進位制值的數字，因此我們將選擇“decimal”選項。您還可以選擇其他條件，例如確保單元格包含文字、時間或日期、特定長度的文字，甚至您自己的自定義驗證。

無論您在“允許”下拉列表中選擇哪種型別的資料，都會更改“設定”選項卡其餘部分的可用選項。因為我們需要一個與貨幣對應的數值，所以我們將“Data”下拉列表設定為“between”設定。然後，我們將配置最小值0.00和最大值10000.00，這足以滿足我們的需要。

要測試它，請單擊“確定”應用驗證設定，然後嘗試輸入不正確的值。例如，如果我們鍵入“pancakes”作為早餐值而不是餐費，我們將收到一條錯誤訊息。

雖然這確實限制了人們只輸入正確型別的資料，但它並沒有給他們任何關於所需資料型別的反饋。所以，我們也來安排一下。

返回“資料驗證”視窗（功能區上的“資料>資料驗證”）。這裡有兩個選項（如果需要，可以同時使用這兩個選項）。您可以使用“輸入訊息”選項卡，讓彈出的工具提示在使用者選擇已啟用資料驗證的單元格時向其顯示所需的資料型別。您還可以使用“錯誤警報”選項卡自定義他們在輸入錯誤資料型別時看到的錯誤。

讓我們先切換到“輸入訊息”選項卡。在這裡，確保“選擇單元格時顯示輸入訊息”選項已開啟。然後，給輸入工具提示一個標題和一些文字。如您所見，點選其中一個單元格就會彈出一條資訊，讓人們知道預期的是什麼。

在“錯誤警報”選項卡上，您可以自定義使用者輸入錯誤資料型別時看到的錯誤訊息。確保“輸入無效資料後顯示錯誤警報”選項已開啟。從“樣式”下拉列表中為錯誤訊息選擇樣式。你可以使用Stop（帶X的紅色圓圈）、Warning（帶感嘆號的黃色三角形）或Information（帶小寫“i”的藍色圓圈），這取決於你希望訊息的強度。

為您的資訊鍵入標題，即資訊本身的文字，然後單擊“確定”結束。