如何在microsoft word或outlook中測試您的文章的“可讀性”

microsoftword和Outlook長期以來一直提供檢視你所寫內容的“可讀性”統計資料的功能，因此你知道你所寫的內容有多簡單或複雜。這有助於確保你的文章對你的目標讀者有足夠的可讀性。...

microsoftword和Outlook長期以來一直提供檢視你所寫內容的“可讀性”統計資料的功能，因此你知道你所寫的內容有多簡單或複雜。這有助於確保你的文章對你的目標讀者有足夠的可讀性。

在舊版本的Word中，該功能只是單擊狀態列。在從2013開始的版本中，您必須先啟用該功能，然後透過執行拼寫和語法檢查來訪問該功能。

Word和Outlook中的拼寫和語法檢查發生在校對面板中，並提供了一種相當可靠的文件校對方法。Office有一些更好的語法檢查外接程式，但是即使您啟用了這些外接程式，您仍然需要啟用內建的語法檢查才能使用可讀性統計資訊。那是否值得真的取決於你。如果你不介意啟用語法檢查，只是不想在工作時被彎曲的下劃線分散注意力，你可以在打字時關閉拼寫和語法檢查。

相關：如何使用Word中的校對面板

如何啟用可讀性統計資訊

要訪問Word中的可讀性統計資訊，首先需要開啟該功能。在Word中，單擊“檔案”選項卡，然後單擊“選項”。在“選項”視窗中，選擇“校對”選項卡。啟用“檢查拼寫語法”和“顯示可讀性統計資訊”複選框。完成後單擊“確定”。

這個過程在Outlook中是相似的。單擊“檔案”選項卡，然後單擊“選項”。在“選項”視窗中，選擇“郵件”選項卡，然後單擊“拼寫和自動更正”按鈕。

在編輯器選項視窗中，選擇校對選項卡。啟用“檢查拼寫語法”和“顯示可讀性統計資訊”複選框，然後單擊“確定”。

請注意，在Word和Outlook中，如果您發現拼寫和語法錯誤會分散您的注意力，您可以在鍵入時取消選擇檢查拼寫和語法錯誤的選項。

如何檢視可讀性統計資訊

既然已經啟用了閱讀統計，那麼檢查文件或所選文字的可讀性分數就很簡單了。你所要做的就是進行拼寫和語法檢查。您可以選擇要檢查的特定文字，也可以確保未選擇任何內容來檢查整個文件。透過按F7或單擊視窗底部狀態列中的校對按鈕來啟動拼寫和語法檢查。

完成拼寫和語法檢查後，Readability Statistics視窗將彈出。

該視窗顯示一些基本統計資訊，如單詞和字元計數，以及一些平均值，如每個段落的句子數。在可讀性部分，你會看到兩個分數：弗萊希閱讀容易和弗萊希金凱等級水平。這兩個分數都是基於計算平均句子長度（ASL）和平均每個單詞的音節（ASW）的公式得出的。

佛朗奇閱讀輕鬆。這個分數將文字的可讀性以100分的比例進行評分，較高的分數更容易閱讀。0-60分通常被視為大學或大學研究生水平，閱讀難度較大。60-80分被認為是相當容易閱讀和用普通英語寫作。大多數專業檔案都屬於這一範圍。80分以上的學生被認為是容易閱讀的。
弗萊希金凱德等級。這一分數根據美國學校的年級水平來評估文字的可讀性。例如，分數為4.0意味著四年級學生可以理解的寫作。大多數專業檔案都在7.0-11.0之間。

如果你喜歡瞭解背後的數學，那麼用於確定弗萊希閱讀輕鬆分數的公式是：

206.835 – (1.015 x ASL) – (84.6 x ASW)

確定Flesch-Kincaid等級等級分數的公式為：

(.39 x ASL) + (11.8 x ASW) – 15.59

就這樣！這是一個簡單的功能，可以啟用和使用，雖然你可能不想把你寫的每件事都建立在可讀性分數的基礎上，但它們仍然是一個方便的工具，可以確保你的作品能吸引到正確的讀者。