什么是在职证明(an incumbency certificate)？

在职证明（或在职证明）是由公司或有限责任公司（LLC）签发的正式文件，其中列出了现任董事、高级职员的姓名，有时还包括主要股东的姓名。它规定了谁在组织内担任哪些职务，最常用于确认被授权代表公司进行具有法律约束力的交易的个人的身份。

在美国以外，在职证书也可以称为董事名册、高级职员证书或秘书证书。

关键要点

• 在职证明记录了公司现任董事、高级职员的身份，有时还记录了主要股东的身份。
• 金融机构在开立账户时，往往需要一份在职证明，以保证声称是公司授权签字人的人获得授权。
• 涉及公司的交易合同通常需要在职证明，以确定谁可以在合同中对公司具有法律约束力。

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什么是在职证明？

了解在职证书

在职证书，如在职证书、高级职员证书、高级职员证书、董事名册或秘书证书，基本上都提供相同的信息。在职证明由公司秘书签发，通常加盖公司印章，并可由公证人公证。因为秘书是负责保存公司记录的官员，在职证明是公司的官方行为，第三方可以合理地依赖其准确性。

在职证明书载有有关本公司董事及高级人员的所有有关详情，例如在职者的姓名、职位、是否当选或获委任，以及任期。它通常还包括一个用于比较的签名样本。

一份典型的在职证书的措辞如下：

在提及之后，会有一份董事和高级职员的名单、日期和秘书的签名。当公司申请开立银行账户或发起重大交易时，金融机构可要求提供该文件。此外，律师或任何其他希望确认公司董事或高级职员的合法性和所述职位的人也可以要求提供该证书。

任何参与与公司交易的人，如需确认公司高管的职位，可向公司秘书申请在职证明。在实践中，银行或其他金融机构在开立账户时往往要求提供在职证明，以确保自称是公司授权签字人的人确实是。

同样，当律师为涉及公司的交易起草合同时，他们通常需要一份正式的在职证明，以确定谁可以在合同中对公司具有法律约束力。

在职证书示例

尽管可以采取各种形式，但一份典型的样板在职证书将类似于以下内容：

在职证明书

下述签字人，即公司（以下简称“公司”）的秘书/助理秘书，特此证明如下：

1.他/她是经正式选举产生的、合格的、代理的公司秘书/助理秘书，负责保管公司的记录、会议记录和印章。

2.根据经修订的公司章程，下列被指名人士已获指定及委任担任下述职位，而该等人士现仍继续担任该等职位，而在姓名对面所列的签名均属真实签名。

姓名、签名和职务

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3.根据经修订的公司章程和公司董事会通过的某些决议，被指定以上述有权身份任职的人员被授予充分的权力，代表公司行事，并对涉及设备租赁的交易具有约束力，包括但不限于此类设备的销售和售后回租，以及上述人员签署与此类交易相关的文件，包括但不限于主租赁协议和设备附表，构成公司具有法律约束力和可执行的义务。

4.根据经修订的公司章程，下述签署人有权代表公司签署本证书，并于20年月日签署本证书并加盖公司印章。

签字：章

姓名：_________________________________________

职务：__________________________________________