你在使用别人创建的电子表格吗？当您从头开始创建Excel电子表格时，您可以控制每个方面。当别人把它传给你时就不是这样了。

尤其是在工作中，从别人那里继承Excel文件并不少见。如果你不小心，这可能会导致一些严重的头痛线。幸运的是，有一点远见将大大有助于确保您能够很好地处理有关的电子表格。

考虑这五点，您应该避免与使用其他人的Excel文档相关的大多数常见陷阱。

1更新文档信息

如果您以前从未检查过Excel文档的信息屏幕，我们不会责怪您，它很容易丢失。然而，当你使用其他人的电子表格时，这些信息非常值得更新。为什么？他们可能做了一些你想知道的改变。

以上面的例子为例。添加到Title、Tags、Categories和Author字段的文本如果发送给同事，可能会有点尴尬。在大多数情况下，信息屏幕上不会出现任何有罪的东西——但为什么要把它留给偶然呢？只需不到一分钟就可以查出来，而且你可以肯定，当你来把文件寄给别人时，你不会后悔的。

要访问信息屏幕，请单击文件。

您将被直接传送到信息部分，在那里您可以在发送给同事之前进行任何必要的调整。

2在做其他事情之前先保存一份

一旦您继承了其他人的文档，就很有可能潜入并开始将其视为您自己的文档。然而，微小的改变最终可能会对电子表格的工作方式产生巨大的影响。

为确保所做的调整不会破坏Excel中的任何VBA编程代码，或调整对其他工作表至关重要的图形，请在执行任何操作之前先复制一份。那样的话，你就永远有一个完整的电子表格版本可以回去。

如果出现最坏的情况，请知道您还可以使用Excel 2016的文件历史记录来还原文档的早期版本。单击右上角的圆形箭头/时钟图标展开“活动”窗格，然后查找以前的版本并选择“打开版本”。

三。检查隐藏的工作表

隐藏的工作表是一个方便的方法来保持您的Excel电子表格整洁，而艰苦的工作在幕后进行。如果您真的想了解文档的操作方式，那么访问这些工作表是至关重要的。

若要查明特定文档中是否有隐藏的工作表，请转到“开始”选项卡，然后在“单元格”部分中查找“格式”。

使用下拉菜单单击“取消隐藏图纸”。

这将带您查看所有隐藏工作表的列表。

只需选择您要显示的一个，然后单击“确定”。之后，您就可以正常访问它们了。

4确保获取密码列表

如果你要取得别人电子表格的所有权，找出它是否受密码保护应该是一个优先事项。你一打开文件就知道它是不是。

但是，Excel文档可以使用多层保护。完全有可能存在一个密码来防止对一段VBA代码进行调整。

幸运的是，删除这种密码并不太困难。不过，最好还是让创建文档的人传递您可能需要知道的任何密码。

5了解谁有编辑权限

现代版本的Office套件使得与其他用户共享您的文件非常容易，允许他们从远处进行编辑。这是一种很好的协作方式，但始终值得检查谁真正有权访问特定文档。

例如，作者是否仍具有查看和编辑电子表格的权限？显然，他们不太可能做任何不好的事。然而，如果他们继续与竞争对手合作，他们可以切实地更改或删除数据，或者泄露商业秘密。虽然这些都是最坏的情况，但安全总比后悔好。

要查看谁可以编辑文档，请单击位于用户界面右上角的“共享”按钮。

这将产生一个有权访问文档的用户帐户列表，以及关于他们是否可以编辑文件或只是查看文件的注释。

对于您接管的任何文档，您确实应该了解这些信息。

准备可以避免问题

如果一个电子表格是由一个人交给另一个人的，那么它很可能是非常重要的——而且很可能是对几个人都很重要。文件上的任何问题都会引起一些麻烦。既然你现在已经拥有了这个文件的所有权，那么修复它的工作肯定会落在你的肩上。

如果你没有做好充分的准备，那么事后应对这种灾难会困难得多。了解隐藏的工作表、密码和文件的内部工作方式是手头上最好的东西。只是确保你在灾难来临前了解他们，而不是在灾难发生后争先恐后。

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