5 excel文件設定您千萬不要忘記檢查
你在使用別人創建的電子表格嗎？當您從頭開始創建Excel電子表格時，您可以控制每個方面。當別人把它傳給你時就不是這樣了。
尤其是在工作中，從別人那裡繼承Excel文件並不少見。如果你不小心，這可能會導致一些嚴重的頭痛線。幸運的是，有一點遠見將大大有助於確保您能夠很好地處理有關的電子表格。
考慮這五點，您應該避免與使用其他人的Excel文檔相關的大多數常見陷阱。
1更新文檔信息
如果您以前從未檢查過Excel文檔的信息屏幕，我們不會責怪您，它很容易丟失。然而，當你使用其他人的電子表格時，這些信息非常值得更新。為什麼？他們可能做了一些你想知道的改變。
以上面的例子為例。添加到Title、Tags、Categories和Author字段的文本如果發送給同事，可能會有點尷尬。在大多數情況下，信息屏幕上不會出現任何有罪的東西——但為什麼要把它留給偶然呢？只需不到一分鐘就可以查出來，而且你可以肯定，當你來把文件寄給別人時，你不會後悔的。
要訪問信息屏幕，請單擊文件。
您將被直接傳送到信息部分，在那裡您可以在發送給同事之前進行任何必要的調整。
2在做其他事情之前先保存一份
一旦您繼承了其他人的文檔，就很有可能潛入並開始將其視為您自己的文檔。然而，微小的改變最終可能會對電子表格的工作方式產生巨大的影響。
為確保所做的調整不會破壞Excel中的任何VBA編程代碼，或調整對其他工作表至關重要的圖形，請在執行任何操作之前先複製一份。那樣的話，你就永遠有一個完整的電子表格版本可以回去。
如果出現最壞的情況，請知道您還可以使用Excel 2016的文件歷史記錄來還原文檔的早期版本。單擊右上角的圓形箭頭/時鐘圖標展開“活動”窗格，然後查找以前的版本並選擇“打開版本”。
三。檢查隱藏的工作表
隱藏的工作表是一個方便的方法來保持您的Excel電子表格整潔，而艱苦的工作在幕後進行。如果您真的想了解文檔的操作方式，那麼訪問這些工作表是至關重要的。
若要查明特定文檔中是否有隱藏的工作表，請轉到“開始”選項卡，然後在“單元格”部分中查找“格式”。
使用下拉菜單單擊“取消隱藏圖紙”。
這將帶您查看所有隱藏工作表的列表。
只需選擇您要顯示的一個，然後單擊“確定”。之後，您就可以正常訪問它們了。
4確保獲取密碼列表
如果你要取得別人電子表格的所有權，找出它是否受密碼保護應該是一個優先事項。你一打開文件就知道它是不是。
但是，Excel文檔可以使用多層保護。完全有可能存在一個密碼來防止對一段VBA代碼進行調整。
幸運的是，刪除這種密碼並不太困難。不過，最好還是讓創建文檔的人傳遞您可能需要知道的任何密碼。
5瞭解誰有編輯權限
現代版本的Office套件使得與其他用戶共享您的文件非常容易，允許他們從遠處進行編輯。這是一種很好的協作方式，但始終值得檢查誰真正有權訪問特定文檔。
例如，作者是否仍具有查看和編輯電子表格的權限？顯然，他們不太可能做任何不好的事。然而，如果他們繼續與競爭對手合作，他們可以切實地更改或刪除數據，或者洩露商業祕密。雖然這些都是最壞的情況，但安全總比後悔好。
要查看誰可以編輯文檔，請單擊位於用戶界面右上角的“共享”按鈕。
這將產生一個有權訪問文檔的用戶帳戶列表，以及關於他們是否可以編輯文件或只是查看文件的註釋。
對於您接管的任何文檔，您確實應該瞭解這些信息。
準備可以避免問題
如果一個電子表格是由一個人交給另一個人的，那麼它很可能是非常重要的——而且很可能是對幾個人都很重要。文件上的任何問題都會引起一些麻煩。既然你現在已經擁有了這個文件的所有權，那麼修復它的工作肯定會落在你的肩上。
如果你沒有做好充分的準備，那麼事後應對這種災難會困難得多。瞭解隱藏的工作表、密碼和文件的內部工作方式是手頭上最好的東西。只是確保你在災難來臨前瞭解他們，而不是在災難發生後爭先恐後。
一定要看看我們的其他技巧和竅門，比如在Excel中創建下拉列表，瞭解如何在Excel公式中使用IF語句，以及使用Excel的Goal Seek功能計算數據。
- 發表於 2021-03-13 08:07
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- 分類：網際網路
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