杰森·托马斯朱哈·尼米宁

单击此处查看一个名为Kaizen的日本管理战略，大致可以理解为“持续缓慢改进”。在企业界，这是一种经常在工厂地板上使用的效率和缺陷预防系统。但Kaizen强调员工的福祉，更聪明地工作，而不是更努力地工作，并制定最佳实践，让员工不必思考。因此，改善是改善个人工作流程的理想方法。

通过改善来完成事情

在改善实践中，把事情做好的方法很有效。改善将是整体战略，GTD是过程改进的一系列策略。要以改善的方式应用GTD，您可以从GTD中选择一些相关的想法，这些想法将在您最需要工作的领域立即帮助您。然后你每周实施一个战术，持续一个月。你会在一个星期内，有意识地使用和思考这一策略，比如说43个文件夹。一周后，你就可以不再去想它了。接下来的一周，你将继续使用你刚刚掌握的设备，继续使用下一台设备。

这样，您就可以毫无痛苦地不断改进流程，而不必中断当前的大部分工作流程，也不必采取任**措施。改善有一点：你必须坚持下去。这不一定需要大量的训练，但你必须抓住每一个小收获。因为每一步都是一个小增量，所以这很容易做到。

实践中的改善

要开始你自己的个人改善，坐下来，列出你想要改进的地方。如果你不确定在哪里可以让你的一天更有效率，试着在一个有代表性的日子里安排你的活动。你可能会对结果感到惊讶——你可能会在你意想不到的地方浪费大量时间。查看Gina之前的特色时间地图，了解一种追踪一天进展的好方法。

假设你找到了三个可以简化的领域：你花大量时间处理电子邮件、打电话、写报告。

说电子邮件是浪费时间、混乱和混乱的最大来源。你失去了他们。忘记他们的回应。每次你读一篇或回复一篇，你都需要几分钟来找出你在报告中的位置。

所以你应该先处理电子邮件。这很容易解决，这是改善的另一个想法：首先接受低挂果实。然后你马上就可以得到实实在在的好处，这对你以后克服更困难的问题有好处。

您可能会引入一个文件夹流。你们现在都是电子邮件向导，所以这只是一个例子。你可能有一个收件箱和一个紧急信箱。您设置了一个过滤器，以便所有标记为“紧急”的电子邮件都进入“紧急”框，而所有其他邮件都位于收件箱中。你每小时留出五分钟，就在你重新斟满咖啡杯之前，尽快处理紧急事务——你想要那杯咖啡，对吗？还有两次，就在午饭前，在你离开前，你清空收件箱，阅读并处理所有没有标记为紧急的邮件。简单易用，内置流程改进和思维。

原则上的改善

您希望尽可能地将思维和簿记外部化，并且您还希望它们尽可能地“免费”发生，或者作为其他任务的工件。您还希望尽可能地内置防错功能。“紧急”过滤器就是一个例子：通过清除“紧急”框，您知道您没有遗漏任何紧急项目。通过在每小时结束时将其分为一小段时间，你减少了重击时间，即当你试图重新调整大脑方向时，在每项任务开始和结束时发生的重组开销。

改善还注重消除浪费。在工厂里，这意味着浪费了行动。建立工具站，使所有东西都在手臂可及的范围内，这是一种减少浪费步骤的简单方法，对于200名工人来说，这意味着生产率大大提高。这也意味着工人自己的磨损减少，这对每个人都有好处。

在办公室环境中，“浪费”可能是指浪费的大脑时间。绞尽脑汁思考如何处理给定的电子邮件。不得不每五分钟从你的报告中查找一次，以回答一封“紧急”电子邮件，而这封电子邮件最终与某人需要为他的小猫找到一个家有关。一天中，这些小小的干扰加起来。

标准化是另一个改善原则。通过标准化，您可以提前思考“最佳实践”是什么。然后尽可能地将这些最佳实践具体化，并对这些实践进行操作，使其成为自动的。当事情变得忙碌时，当你在喝茶前有十件事要做，而他们今天第三次炮轰战壕时，你可以回到你的习惯上，按照你在平静时间决定的程序行事。

我的改善

我每个月都采用一种新的做法。随着我得到越来越多的自由撰稿任务，我不得不建立一个文件夹管道来跟踪这些任务。文件夹管道包括内置的防错和内存辅助工具，这样您就不需要考虑它们，如果您执行从一个文件夹到另一个文件夹的简单俄罗斯方块任务，它们根本不需要考虑太多。每天几秒钟，真的。将此与查找文档、确定文档是否正确以及是否已向给定的编辑投稿的时间进行比较。

几个月前，我开始使用GTDTiddlyWiki。它有很多功能，我发现了很多我非常喜欢的功能——实际上，它只是一个画布，你可以在上面设计自己的流程改进和工作流。我在那里存储了很多数据。我通过发送到我的Gmail帐户来备份它。我不断地拆开我的超链接系统，并以更合理、更简单、更容易的方式重新配置它们。我花了一些时间来适应它，但那个单一的、免费的HTML文档最终成为了我的**级应用，我会非常想念它。现在我每天都使用它，而且使用它是无意识的。我不必考虑我将如何处理电话号码或联系人姓名。我不必怀疑我在哪里写的那个小点子。所有这些想法都是内在的。

又过了一个月，我开始使用时髦的PDA。很快就习惯了。有点像那样的裂缝。它还解决了许多与健忘、纸条丢失和杂乱无章有关的问题。

改善改善生活方式

改善是一个引入过程改进的系统。但最重要的是使用这些系统让你的生活更轻松。你可以利用它们来增加工作量，这是一件好事，但请记住，整个目的是为了让你不必在周五工作12小时。

组织系统的存在，以消除头发撕裂，咬指甲和匆忙的最后期限。他们不必成为一种生活方式，就像坐在你旁边的那个家伙在使用**前后用工业消毒剂对自己的**进行消毒，他一周中的每一天都有不同颜色的文件包。他崇拜那种东西。那些图腾不仅仅是图腾，它们是图腾。不一定要这样。

让你的进步变得小而温和，你就会坚持下去。

杰森·托马斯是住在双子城的作家和计算机专业人士。