基思·罗宾逊

有没有想过，在你打开你的电子邮件客户端之前，是什么让你产生了恐惧感？是不是成百上千的新信息会在你需要的时候嘲笑你——尽快回复，未读的荣耀？

到目前为止，在我关于沟通的系列文章中，我已经提到了识别自己以及如何设计信息的重要性。本周我将给你一些关于处理电子邮件的建议，并尽你所能在合理的时间内回复你收到的每一封合法电子邮件。

这些技巧不会让你成为一个完美的电子邮件回复者，坦白地说，我认为这是不可能的，但它们会让你变得很好。正如我一生中多次听到的：完美是善的敌人。

电子邮件回复非常重要

我想把这篇文章叫做“不要成为一片雪花”或者类似的东西。我向同事、朋友和同事发送了多少合法的电子邮件，这些电子邮件专门要求回复，却从未回复过我，这真让我感到惊讶。或者他们回来的太晚了，这已经不相关了。

每次发生这种事，我都会记忆犹新。同样，过去我丢球的时候也会被人喊出来。这不是一种好感觉。这看起来很糟糕，对你个人和职业的影响也很糟糕。

好消息是，有很多方法可以提高响应时间。坏消息是，由于我们都必须处理大量的垃圾邮件和垃圾邮件，这可能很难做到，你很可能永远也得不到一切。

努力

第一步是决定做得更好。认识到你不会得到全部，但要齐心协力做到这一点。

为成功做好准备

你应该采取的第一个行动是清理你的收件箱。你可能会说，“但是，基思，我有982封电子邮件在里面！”我知道这可能是一种痛苦，我曾经在那里，但它必须发生。对收件箱中的每封电子邮件进行排序、回复、删除、存档和/或归档。这会给你一个全新的开始。

接下来，您需要创建文件夹，以帮助您对新邮件和将来的邮件进行排序和归档。有很多方法可以做到这一点，有时需要一些尝试和错误，让它为您的权利。如果你像我一样有多个地址，这也会很棘手。

我所做的是为我的每个主要备用地址设置一个顶级文件夹。在这些文件夹中，根据地址的需要，我将子文件夹按各种方式分解。这些文件夹仅用于存档目的。我使用它们来存储不需要操作但可能需要引用的电子邮件。

然后，我有两个顶级文件夹，用于存放可能需要采取行动的内容。一个“等待跟进”文件夹，用于存放我正在等待其他人处理的事情或非紧急的事情；一个“需要响应或行动”文件夹，用于存放我需要响应的事情。我在这些文件夹中有子文件夹，可以按电子邮件地址将内容拆分。我通常在我的“需要响应或行动”文件夹中标记消息，以添加提醒。

下面是它的样子：

因此，一旦你设置了文件夹来组织和归档你的邮件，并且你有了一个干净的收件箱，你只需要建立一个流程并坚持下去。

“始终保持清洁”的过程

该过程的目标是：

1. 每天结束时有一个空的收件箱
2. 保持“需求响应”文件夹尽可能干净

如果你能同时做到这两件事，那么你不仅能够更快地做出回应，而且对于电子邮件的去向，你会有一个更好的了解。这让你有时间和精力在收到大多数电子邮件时（或在你检查时）处理和回复它们。但这很难。很有可能你无法每天坚持下去，但没关系，只要尽力做到最好。以下是方法：

1. 检查电子邮件时，请尽最大努力回复、归档或删除您第一次阅读时阅读的每封邮件。如果你不这样做的话，你的收件箱里就会有很多东西。然后它们堆积起来。。。
2. 如果你必须提交一些需要回复的文件，那么最好尽快回复，让发件人知道你收到了，然后你会回复他们。这通常可以消除“重新发送”的麻烦。
3. 如果你对迟来的事情做出反应，请道歉。人们通常知道并欣赏你很忙，尤其是处理非紧急或时间敏感的事情时，他们会很高兴你的回应。我知道我是。
4. 每周至少检查一次你的电子邮件，并回复任何遗留下来的东西。事实上，我每天都会尝试这样做，并在周末安排更长的时间。好的是，如果我做得好，我在工作日就有一些空闲时间。

一个好的系统和良好的档案结构正是你需要的东西，你可以让与你联系的人及时与他们联系，让他们感觉非常好。另外，你可能会更有条理。

一些提示和观察

• 严格遵守规则。过多的自动归档会使你很难知道你的档案中有什么，你有可能丢失一些重要的东西。另外，我发现这会使审查和组织更加耗时。
• 使用单独的帐户和邮件程序（Gmail很好）处理listserve和公告内容。把这些东西完全分开真的很有帮助。
• 对于组地址，请指定人员进行分类并进行初始响应。此外，如果可能的话，请尝试将组邮箱和个人邮箱分开。
• 每天检查邮件3-4次，而不是每10分钟检查一次。把你的邮件一捆一捆地看真的很有帮助。
• 如有疑问，请删除。如果你不需要保留一些东西，也不打算回应，就把它扔掉吧。

你如何避免让电子邮件让你发疯？请在lifehacker.com的评论或提示中告知我们。

DKeith Robinson是Lifehacker的副主编。他的特写《完成任务》每周一出现在Lifehacker上。