商务信函的常见组成部分

大多数商业信函都采用全大写形式,其中信函的每个部分都在左边距对齐。一些商业信函采用修改后的方框样式,其中信函的大部分内容与左边距对齐,但回信地址、日期和截止日期从页面中央开始。无论您选择对商业信函使用完整块格式还是修改后的块格式,通用组件都保持不变。...

大多数商业信函都采用全大写形式,其中信函的每个部分都在左边距对齐。一些商业信函采用修改后的方框样式,其中信函的大部分内容与左边距对齐,但回信地址、日期和截止日期从页面中央开始。无论您选择对商业信函使用完整块格式还是修改后的块格式,通用组件都保持不变。

住址

商务信函以您的完整回信地址和信函日期开头,也称为标题。如果您使用带有回信地址的公司信笺,则仅在信笺标志下方三行注明信件日期。您不需要将您的姓名包括在您的地址中,因为您的姓名将出现在信的末尾。然后,收件人的全名、头衔和地址应显示在您的地址和日期下方两到四行。

打招呼

在收信人地址的最后一行下面两行写上对信的问候语。问候语是对收信人的问候。称呼语应包括收件人的头衔,如“女士”或“博士”,然后是个人的姓,后跟逗号或冒号。如果合适,您可以使用收件人的名字。如果您不知道收件人的姓名,请将信函发送至适当的部门,如“注意:人际关系部”,或确定主题,如“主题:电子书阅读器的缺陷部件”。对于多个收件人,请使用两到三个收件人的姓名,或使用集体术语,如“尊敬的董事会。”

身体

在你的商务信函正文的称呼或主题行下方两行开始。正文说明了你的商业信函的目的,应该是直接和简洁的。在适当的情况下,将正文分为段落,以单间距设置段落格式,并在每个段落之间添加双空格。如果你的信的正文需要第二页,那么把正文最后一段的至少两行放在第二页的顶部。否则,请将整封信放在一页上。

结束

用正式的表达方式结束你的商务信函,如“真诚”、“问候”或“你的真心”。如果合适,你可以用不太正式的结尾,如“祝福”或“感谢”。结尾的第一个词应该大写,最后一个词后面跟着逗号。然后在结束语下面的四行写上你的全名。您还可以在姓名下方的行中包含您的企业名称。在结束表达式和您的姓名之间添加您的签名。

符号

如果您在信中包含任何材料,请在结束语中,在您的姓名和职务下方的两到四行添加批注,如“附件:季度报告和员工报告”或“附件(2)”。如果您计划将信函的副本发送给收件人以外的一个或多个个人,则应在信中注明“抄送:”字样,并附上相应的姓名。

  • 发表于 2021-11-20 21:53
  • 阅读 ( 45 )
  • 分类:文学

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