明细分类账在会计中用于跟踪与总账账户相关的详细信息。它通常是一个科目或一组相关科目,对应于总账中的单个行项目。明细分类账允许公司记录客户的付款或购买历史等详细信息,而不会扰乱总账。如果没有明细分类账,总分类账将不得不包含太多信息,以至于无法使用。
总分类账是企业的主要记录。资产、负债和收入账户都可以是总账账户。从实际意义上讲,总分类账就像一个摘要;它给出了总额,但没有给出资金来源的细节,也没有给出如何将其分解为各个组成部分的细节。任何汇总明细分类账账户的总账都称为控制账户或主账户。
控制账户给出了整体情况,但辅助账户给出了细节。明细账不属于总账的一部分。相反,它们允许公司监控控制账户的各个组成部分。例如,控制账户可能列出5000美元的收入。那5000美元可能包括来自不同客户的几张支票。明细分类账将为每个客户提供一个单独的账户,以跟踪每个客户支付的金额和他们支付的费用。。
一家公司对于每种类型的账户只有一个总账,但它可以有尽可能多的明细分类账来跟踪细节。根据客户群、债权人数量和其他细节,一些公司可能拥有数百甚至数千个子公司账户。明细分类账的总余额等于总账账户上的总余额或与其相关的一组明细分类账的总余额。
除了保持公司的组织性,附属分类账还可以帮助控制信息流。客户服务人员可以访问特定的明细分类账或一组分类账,以便查看客户的购买历史记录和购买模式,而无需访问所有公司的财务信息。同时,公司会计可以在总分类账中进行日常工作,而不必费力地查看明细分类账的细节。
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