第1部分第1部分（共4部分）：选择外包哪些任务

1. 1决定你的业务应该外包什么。无论你是一家独资企业还是一家小公司的所有者，有许多任务你可能没有时间或员工去做。确定不需要在办公室完成的任务。在后勤方面，这些将是最容易外包的。然后，确定企业的优势和价值观以及您和员工的核心竞争力。你和你的员工需要专注于你最擅长的事情。例如，网页设计业务不应外包网页设计的任何方面，因为网页设计是该业务的核心竞争力，所有者不应将其委托给其他人。然而，这项业务可以外包工资或其他非核心流程。对于重复性任务，你也应该寻求外部帮助。大多数相对简单且重复的任务都可以廉价外包。例如，记账、工资单和数据输入任务可能不需要在现场完成。此外，你可以通过雇佣虚拟助理而不是全职接待员来降低前台工作的成本（比如安排时间和接听电话）。有许多虚拟助理服务，提供电话处理、基本的客户帮助和预约管理，所有这些都比雇佣接待员的成本低得多。

2. 2需要企业所不具备的专业知识的外包任务。外包有三个原因：获取缺失的专业知识、扩展资源和降低成本。当你需要高管级别的专业知识，但又无法聘请副总裁团队时，你可以将这类工作外包。例如，每年请几次税务律师来分析你的账簿和财务报告。这将为你省去聘请全职首席财务官或会计的麻烦。如果你有合适的合作伙伴，你的客户支持、IT和其他基于知识的任务也可以有效地外包。这样做可以避免你雇佣更多的员工，延长你的工作时间。确保寻找一家信誉良好的公司，该公司可以提供与你自己相同水平的客户服务。

3. 3外包以提高产能。对于你的企业来说，一些重要的项目只需要完成一次，或者每隔几年才完成一次。例如，你只需要每隔几年设计（或重新设计）一次你的徽标和网站。因此，没有理由雇佣永久员工来完成这些任务。如果他们做得好，当你需要额外的相关服务，比如网站更新或广告平面设计时，你可以雇佣同样的外包合作伙伴。

4. 4外包以降低成本。外包的另一个常见原因是降低成本。这些成本可以是金钱成本，也可以是时间成本。在许多情况下，专业外包合作伙伴将能够以更高的效率水平执行任务，从而降低成本。这可以通过制造业以及营销等其他商业运营来实现。

第2部分第2部分，共4部分：定义外包需求

1. 1定义外包任务。对外包的任务或流程进行详尽的解释和定义。确保指定你的输入（你将向外包合作伙伴提供什么，如果有的话）和输出（你期望得到回报的可交付成果）。包括尽可能多的关于你所需要的质量、数量和速度的细节。再次检查您的详细信息，确保您已经包含了您希望外包合作伙伴负责的所有内容。

2. 2确定你的质量标准和你能负担得起的费用。要选择一个可靠的外包合作伙伴，你需要一种评估他们服务质量的方法。这将帮助你淘汰那些无法提供那种服务水平的潜在合作伙伴。找出一个可定义的单位，用来衡量外包合作伙伴的绩效水平。例如，可以在外包合同中测量、跟踪并商定客户支持的客户满意度评级或工资单服务的错误百分比。在许多情况下，质量与速度或成本之间会存在权衡。如果你负担不起更高质量的外包合作伙伴，你可能需要降低你的质量期望。记住，你永远不应该把自己无法管理的事情外包出去。例如，除非公司内部具备理解和管理流程/交付物的专业知识，否则您永远不会让其他人做公司的会计工作。

3. 3明确外包合作伙伴互动的条款。外包任务总是需要你方的监督。你需要弄清楚谁，无论是你自己还是员工，将负责向外包合作伙伴提供信息、与之互动以及解决与外包合作伙伴的冲突。在外包需求描述中，包括这种互动的程度，以及你的需求和能力。确保指定您的流程和部门将如何与外包合作伙伴的流程和部门互动。这也是包含与外包合作伙伴共享数据的任何规则或限制的好地方。

4. 4为潜在外包合作伙伴提供一个投标包。对你需要完成的工作做一个具体的解释。这应该包括对工作范围、期望、时间表和任何其他要求的良好解释。这将允许您的潜在供应商或外包合作伙伴计算他们的成本，并为您提供准确的报价。为外包过程提供可测量的目标。明确定义你的需求，这样你和潜在的外包合作伙伴从一开始就站在同一个角度。

第3部分第3部分，共4部分：寻找外包合作伙伴

1. 1寻找优秀的供应商。一旦你决定外包什么，寻找合适的承包商。首先，从你自己的职业网络中寻求推荐。与其他企业主和专业人士讨论他们外包的方式和地点。你也可以查看你试图外包工作的专业协会或行业团体。使用Facebook或Twitter等其他社交媒体平台来宣传你正在寻找的东西。或者，你可以在eLance、Guru和oDesk等网站上与承包商和自由职业者联系。这些网站允许企业主发布广告，描述他们需要做什么样的工作，而承包商则会回复他们的资质和费率。向每个潜在供应商发送与您准备的相同的投标文件，以便您可以更轻松地比较他们的报价。

2. 2审查资格和经验。检查推荐人并进行面试。要求查看作品样本和参考资料。确保外包合作伙伴能很好地使用你的语言开展业务。提出问题以解决您的任何顾虑，或解决未来可能出现的潜在问题。对每个潜在客户进行比你认为需要的更多的调查，将有助于你选择最佳外包合作伙伴。对每位候选人进行尽职调查。这应包括具体联系之前和现有客户。

3. 3评估外包合作伙伴的数据安全级别。如果你与外包伙伴共享财务、客户或专有信息，你需要确保他们的数据安全性达到标准杆数。要求提供ISO 27002合规性声明，以评估其总体安全级别。同样，对于处理信用卡和健康保险信息的合作伙伴，应分别审查PCIDSS合规声明和HIPAA合规声明。

4. 4.与潜在合作伙伴进行比较，选择最合适的合作伙伴。联系信誉良好的潜在外包合作伙伴，并要求他们根据您的工作范围提交报价。不要让他们知道你的预算是多少，这样他们才能提交诚实的报价。当你收集了几份报价后，查看它们的价格和质量水平。选择最低的报价通常是不明智的，因为你通常会得到你所付的价格。

第4部分第4部分，共4部分：最终确定外包协议

1. 1.签订合同。当你找到一个人或公司，你准备外包你的任务，起草一份合同，描述工作，最后期限，期望和报酬率。确保协议的每一个可能的细节都被清楚地陈述，不留任何误解的余地。对于预期工作的截止日期和数量/质量来说尤其如此。你还应该在合同中加入一项条款，对你的协议进行修改。一定要包括追索和补救措施的要素，以防情况恶化。和你的律师谈谈在合同中创造这些类型的法律保护。确保你和合作伙伴都已阅读合同，并在签署前完全理解合同。在最终确定合同之前，把任何问题或顾虑都排除在外。你们不希望这些问题在你们一起工作后出现。

2. 2与外包供应商进行清晰、经常的沟通。要求每周提供状态报告，或通过电话会议或视频聊天召开会议，以便彼此了解自己的立场。如果你和外包合作伙伴之间存在时区差异，那么让他们在你不工作的时候（比如隔夜）处理对时间敏感的任务，将这一点转化为优势。

3. 3允许外包合作伙伴有时间进行调整。即使是最有经验的外包合作伙伴也需要一些时间来完善他们为您的企业提供的服务。随着时间的推移，他们这一方的员工将需要了解您的既定业务实践或信息。可能会有一个过渡期，服务水平达不到您的标准。别担心；如果你选择了正确的伴侣，他们会随着时间的推移而进步。在内部继续这一过程，直到过渡期结束，工作顺利完成。如果他们没有改善，你应该受到合同中规定的质量标准的保护，可以开始寻找新的外包合作伙伴。避免对外包伙伴的工作进行微观管理。这只会减少你应该通过外包工作节省的时间，分散你对核心业务的注意力。

4. 4定期评估外包流程。确保外包可以节省公司的时间和金钱，并且工作的完成令你满意。如果你的外包被证明是成功的，你可以确定你的小企业是否还有其他任务可以外包。

• 注意不要仅仅因为任务不受欢迎，而且你不想做，就把它们外包出去。当你确定工作中对你的业务和客户至关重要的部分时，确保你和你的全职员工处理这些任务。