商务信函样本

宣布新业务的信函样本

商务感谢信样本

商务部的道歉信样本

第1部分第1部分，共2部分：商业信函格式

1. 1使用专业信头。商务信函将是贵公司的代表。因此，它应该看起来与众不同，质量上乘。它还应该带有你公司的标志或品牌。可以使用Microsoft word中预先设计的彩色信头模板创建信头。一定要在信头上使用你现有的标志或品牌。

2. 2.编写文字处理程序。你应该总是在电脑上打一封商务信函。创建新文档并为文档设置1英寸的边距。使用衬线字体，如Times New Roman、Georgia或Ariel。确保使用的字体大小不大于12点，但不小于10点。由于字体选择或字体大小，这封信应该不难读。确保文档设置为单间距。

3. 3.设置块形式。正楷是商务信函最常用的格式。它也是最容易设置和遵循的。每个标题必须左对齐，每个标题之间应有一个空格。从文件的顶部到底部，你的商务信函应该有以下标题：今天的日期，或者你寄信的日期。日期很重要，因为它可以用于你和接收者的记录。此外，它可能具有合法用途。所以要确保它是准确的。寄件人的地址。这是您的地址，格式为标准地址样式。如果你的地址已经出现在信头上，你可以跳过这个标题。内部地址。这是你要写信给的人的姓名和地址。Mr/Mrs的使用是可选的。例如，如果你给尼娜·布朗写信，如果你不确定她的婚姻状况，你可以把她的名字中的“女士/小姐”去掉。敬礼。这可能是“亲爱的布朗女士”或“亲爱的尼娜·布朗”。如果你不确定谁会读这封信，请使用“亲爱的先生或夫人”。你也可以使用“它可能与谁有关”，但只有在你不知道你的观众是谁的情况下，才能作为最后手段。信的正文。在本文的下一节中，我们将更加关注这一点。信的结尾处有签名。这可以是“真诚的”，也可以是“亲切的问候”。

第2部分第2部分，共2部分：撰写商业信函

1. 1确定你的听众。无论读者是谁，这封信的语气都应该始终保持专业。但你可能会根据写信对象调整语言或词语选择。如果你给另一家公司的人力资源部写信，你可能需要使用更正式的语言。但如果你给某个特定的客户写信，你可能会使用更非正式或随意的语言。识别你的听众也意味着你将避免混淆你的听众。避免使用读者无法理解的术语。例如，客户可能不知道贵公司太空计划使用的首字母缩写，因此避免在信函中使用它们。写一封好的商务信函的首要原则是清晰、简洁、礼貌。

2. 2.在第一行陈述信函的目的。考虑一下这封信的目的。是为了让你的客户知道你在新城区的新位置吗？是提醒客户未付账单还是未付余额？还是回应客户投诉？考虑到这个目的，写下第一行，让读者立刻知道这封信的内容。不要含糊其辞地说出这封信的目的。切入正题。如果你以企业主的身份陈述自己的观点，首先用“I”。如果你代表一家公司或组织写作，请使用“我们”。关注直接陈述，例如：“我们写信是为了通知您”或“我们写信是为了请求”。如果你是企业的所有者，你也可以使用“I”声明。例如：“我联系你是因为”或“我最近听说了……并且想知道更多关于……”例如，你（企业主）正在给尼娜·布朗写信，谈论上个月的一笔未付账单。信的开头是：“我联系你是因为你的账户上有2015年3月的未清余额。”或者，你是一家公司的员工，正在写信回复客户对该公司太空计划的投诉。信的开头是：“我们收到了你对我们火星太空计划的投诉。”你可能写信告诉读者他们赢得了一场比赛，或者他们获得了一个研究生项目的名额。以这样的短语开头：“我很高兴通知你……”或“我们很高兴通知你……”。如果你要传达坏消息，可以用这样一句话开头：“我们很抱歉通知你……”。或者，“经过仔细考虑，我决定不……”。

3. 3使用主动语态，而不是被动语态。我们在日常用语中总是使用被动语态。但是被动语态会让你的写作显得枯燥或混乱。在商务信函中，主动语态更有效，因为它建立了一种更自信的语气。被动语态的一个例子可能是：“我能为您解决哪些具体投诉？”句子的主语“客户”（“你”）出现在句末，而不是句首。主动语态的一个例子可能是：“我能做些什么来解决您的投诉？”这个版本的短语，在主动语态中，对读者来说更清晰，更容易理解。使用被动语态可以很好地传达信息，而不会引起人们对错误或不愉快之处的注意。但只在这种情况下使用。一般来说，主动语态在商务信函中更有效。

4. 4参考之前的事件或之前与读者的沟通（如适用）。也许你上个月早些时候联系了尼娜·布朗，并警告她未付账单。或者是一位客户在上个月的一次会议上表达了他们对太空计划的不满。如果您已经与读者联系过，请确认这一点。这会让读者想起你以前的联系方式，让商务信函显得更直接、更重要。使用这样的短语：“根据我上一封关于你未付账单的信……”或“感谢你3月份的付款”或者“在5月的会议上听到你关于太空计划的问题非常有用。”

5. 5提出请求或提供帮助。通过礼貌的请求或以工作关系的形式提供帮助，与读者建立积极的基调。假设你是一个试图让客户付账单的企业主。使用这样一句话：“如果您能立即处理您未付的账单，我将不胜感激。”假设你是代表你的公司写信。使用这样一句话：“我们希望与您和我们的人力资源总监进行面对面的会面。”你还应该主动回答读者可能提出的任何问题或担忧。使用这样的短语：“我很乐意回答您对账单的任何问题或担忧。”或者，“您想让我们向您提供有关该计划的更多细节吗？”

6. 6.把信包起来。包括你或读者的行动呼吁。这可能是要求在某个日期之前付款，或者是关于与读者召开正式会议的说明。包括一句关于将来与收信人交谈的话。“我期待着在下周的预算会议上见到你。”或者“期待在您访问我们总部时与您进一步讨论。”记下你所有的文件，包括你的信。添加一句话，如“请查收未付账单”或“随函附上我们的太空拓展计划副本”以结束语结束这封信。对客户或顾客使用“真诚的”或“真诚的你的”。用“你的忠实”作为给你根本不认识的人的正式信件。只有在给熟人或有工作关系的人写信时，才使用“问候”或“最好”。

7. 校对这封信。如果这封信全是拼写错误，你所有的精心编排和写作都将付诸东流！寻找任何被动语态的例子，并尝试将句子调整为主动语态。注意任何长句子或不清晰直接的句子。在商务信函中，少通常意味着多，所以尽可能缩短句子的长度。

• 打印信件时，请使用8 x 11大小的无衬里纸。如果你在邮寄这封信，把它折成三份，然后用标准信封邮寄。