你不必奢侈地忽略会议和电子邮件，戴上耳机，不间断地工作，只要你想，即使这是你真正完成事情的时候。分心是真实的，它们是我们工作日的一部分，它们不会消失。那么，当你被要求在收件箱中占据上风，或者在工作时保持IM打开时，你如何保持工作效率呢？

问题是：分心是你工作的一部分

在我的上一份工作中，我没有在想查看电子邮件时才查看电子邮件的奢侈。我一进门，人们就会问我是否收到了他们前一天晚上的邮件，如果我在几分钟内没有回复邮件或即时消息，尤其是紧急情况下——我可以期待有人站在我的办公桌前询问此事。我敢打赌你的工作也很相似：你不能只告诉老板“对不起，我一天只看两次邮件。”

慢慢填满的收件箱、分心的即时消息、在工作时安排的会议，这些都是我们大多数人的生活事实，虽然我们经常讨论如何消除分心，但对我们许多人来说，这些分心是我们的工作。不过，一切都没有失去！你可以控制这些干扰，这样你就可以集中精力完成工作，而不会在每次有人给你发信息时感到沮丧，也不会在每次收到新信息时都跳进你的电子邮件。在这篇文章中，我们将讨论如何。TJ摄。

那么，当你被期望在收件箱的顶端，并且可以通过即时通讯全天使用时，你如何控制自己呢？以下是简短的版本：你需要开始按自己的条件工作，但要学会在你可以逃避的事情和你的同事以及更重要的是，你的老板不允许的事情之间走一条线。不要告诉你的老板你“只在上午10点、下午2点和下午4点检查邮件”，只要把你的邮件客户端设置为每90分钟检查一次新邮件，而不是每5分钟检查一次，然后看看它是如何工作的。因为错过邮件而被叫来？回到60分钟。看到我们要去哪里了吗？我们潜进去吧。

把你分心的收件箱，即时消息和电话放在自动驾驶仪上

你的电子邮件，公司的即时消息，和你的电话都可能是你工作中最大的分心来源，然而当他们开始响和哔哔声时，你总是期待着回应他们。但这并不意味着你必须成为它的奴隶。我们的意思是：

把你的电子邮件放在自动驾驶仪上：在你可以轻松地停止每隔几分钟检查一次你的电子邮件之前，你要确保你不会错过任何重要的事情。

• 使用自动保持收件箱整洁的工具。例如：Unroll.me会自动收集时事通讯和订阅，将它们汇总到单个每日时事通讯中，然后让您选择其中哪个会出现在您的收件箱中。回飞棒是我们最喜欢的工具之一，用于安排和延迟消息，直到您需要看到它们，等等。它也适用于Outlook，所以如果你的办公室不使用Gmail或Google帐户，你仍然可以获得收件箱清理的好处。
• 使用过滤器和规则为你做重物搬运。无论是Gmail、Outlook还是其他什么东西，将邮件从收件箱直接发送到最终需要的地方都可以节省时间，而且在收到新邮件时也可以减少一个跳转的理由。你还可以设置你老板的邮件自动标记为紧急邮件，使用Gmail的优先收件箱将重要的事情放在最上面，甚至可以使用过滤器跟踪你想跟进的邮件，这样你就不必记住了。
• 得到一个系统。专用工具不是万能的。最强大的收件箱清理工具是你。停止像文件柜一样使用收件箱，把那些要做的事情放进你真正要用的东西里，哪怕是纸和笔，把你的信息归档，这样你的收件箱就不用花太多时间和精力去看了。我们是受信任的三个文件夹的粉丝：它就像一种魅力，让你的收件箱空无一物，即使你只是在移动东西。

回顾一下你查看邮件的频率：就像我在上一份工作中提到的，抓住一条重要的信息和错过它通常是领先还是无可救药地落后的区别。如果您不能每隔几个小时检查一次电子邮件，请尝试将其设置为每小时检查一次。如果这对你不起作用，就设置为每半小时一次。找到一个适合你的平衡关闭自动通知并不意味着你必须放弃你的“办公室里最快回复”的标题相信我，我是那个家伙多年。

关键不是停止收到你的电子邮件，只是停止像一只训练有素的狗一样跳每一次新的信息着陆，并选择最短的时间，你知道你可以去检查。这样你就知道在新信息之间你可以平静地工作多久。分心不再是分心，当他们被安排，计划和你的条件。你仍然可以有近实时电子邮件的便利，而不必听到“叮！”每30秒。

训练你的同事理解和尊重离开的信息：在过去，你的离开的信息是你告诉你的朋友你在哪里或你在做什么的最有用的方式。即使你不在社交场合使用即时通讯，也要把这些原则带进办公室。不要只给自己贴上“离开”的标签，选择“定制”，让你的同事知道“低头工作”会在30分钟内回复IM。如果有急事就打电话。”或者“出去吃午饭，下午2点回来。”把你的即时通讯状态作为一种主动的沟通工具，它可能不会阻止你的同事给你发信息，但随着时间的推移，在你的自动回复和通过与他们交谈来强调这一点之间，他们会明白你的状态信息是为了他们的利益。

让你的**保持安静，但在视线范围内，以减少分心：你对办公桌上的电话控制得出奇的少毕竟，当有人打电话给你时，他们基本上是在说“我希望你马上注意”，所以拔掉插头是个坏主意。我使用的一个技巧是移动**，使闪烁的呼叫指示灯和来电显示在我的视野，而我的电脑工作，然后关闭振铃。这样我就不会被一个刺耳的电话吓到，也不会被刺耳的声音吓到，当红灯开始闪烁时，我可以不把手指从键盘上拿开就看一眼，然后决定是否接电话。即使我没接电话，但想给对方回个电话，我也会在桌面上打开的文本文件中做个笔记，给他们回个电话，然后回到手头的任务。

这同样适用于你的智能**。如果可以的话，把它放在你能看到的地方，删掉那些通知，这样也不会分散你的注意力。我喜欢在工作的时候把声音关起来，但是如果你需要声音提示，可以试试我们的一套舒缓警报，以获得更柔和的通知声音。

通过安排所有事情，将订单添加到日历中

你不必把一整天的时间都安排在计划的层面上，但当我们说“安排一切”时，我们的意思是安排你的工作时间、午餐、休息时间，以及你想利用时间做的一切。日历上唯一实际的“空闲”时间应该是你可以打电话和开会的时间，而这些时间并没有分配给特定的事情。即使是这样，只要是，你应该安排它。

当我还是项目经理的时候，我每天都开会。更糟的是，我负责安排他们中的大多数。我很快就明白了，我唯一能真正告诉别人我“不可用”的时间是我日历上被封锁的时间（即使这样，他们也会忽略，但那完全是另一个问题。）所以我开始安排我的工作或时间，当我头朝下的时候，我想让每个人都知道我很忙。然后我开始专门安排我的休息时间，让人们知道我什么时候不在，什么时候回来。有时候，这些约会是私人的（但在日历上仍然被封锁），但他们传达了信息。要灵活，尽管有时你不得不让别人占用你的工作时间，如果这是其他人唯一可以开会的时间。当你准备好进入下一步时，可以考虑根据当天需要完成的事情，将整个工作日预先安排为“入”或“出”。

最后，让你的日历为你工作，而不是反对你。回力棒日历是一个很好的工具，它可以根据你的电子邮件自动填写你的约会地点、与会者和时间，并让你从收件箱中查看你在特定时间是否有空。不再需要在日历和收件箱之间切换来查看日程安排。

照顾好你自己，控制你的环境，教你的同事礼貌

对我们许多人来说，我们的办公环境是我们最不能控制的。然而，你能控制的是你自己的情绪、健康和你在办公室的行为。以下是如何解决身体问题：

• 照顾好自己：记住，你只有一个自己，但对你的公司来说，你是一个资源。你可能很有价值，但如果你明天摔倒了，他们会找人来接你的工作。认真对待你的健康。充足的睡眠，锻炼身体，吃得好。当你处于良好的精神和身体状态时，你会更好地处理分心的事情，你会更灵活，更愿意转换任务，你会更有效率。不要低估了睡个好觉对精神的好处，以及锻炼对心情的好处。
• 升级你的办公桌或小隔间：即使你没有一间带门的办公室，你也可以关上它来阻挡干扰，你仍然可以调整你的办公桌，让它们更容易处理。如果可以的话，面向工作区的入口，或者至少侧着身子工作，这样你就能看到有人来了。买一个监控镜，或者把你的**或平板电脑装上摄像头，这样你就能看到后面的人。添加一些植物，如果没有其他原因，只是为了改善你的心情。

让自己集中注意力：我是一个非常支持使用耳机工作音乐，避免在办公室分心的人，虽然肯定有反对它的理由，但我认为当有人想引起你的注意时，通过关注可以很容易地缓解。给自己时间和工具，把注意力集中在你必须做的事情上，如果这意味着戴上耳机而忽略了电话，那就去做吧！jm3摄。

• 训练你的同事：记住，我们都是成年人。如果有人是一个可怕的分心者，比如他们经常休息，而这些休息正好在你的办公桌上，而你正试图工作，只是礼貌地告诉他们，或以此为借口，采取自己的休息。如果你的同事在你忙的时候打扰你，让他们知道。不要关闭他们-你不想让你的生产力方法压在别人头上（这是你职业生涯最快的死胡同）相反，要灵活，让你的同事知道你给他们的工具是为了更好地与你合作-他们只需要看看他们。
• 抽出时间来回顾：最后，在办公室时（或者更糟的是，当你不在办公室时）总是随时待命，这会让你很难回头看大局。一定要抽出至少一点时间来重新接触你正在做的事情和原因，而不是只在繁忙的工作到来时才去做。我发现每周回顾是一个很好的方法，但是不管你怎么做，都要保持头脑清醒，从重要的工作中分心。

底线是：重新组合你自己的风格，做出适度的、渐进的改变

这里最大的收获是，所有这些提高效率的方法都是很好的，虽然很容易陷入所有提高效率的事情中，但唯一对你有用的方法是你真正要遵循的方法，并且符合你的工作要求。图片由mlpeixoto提供。

不要害怕混合任何或所有这些方法，使你自己的弗兰肯系统，让重要的东西通过，同时给你空间专注于你的工作。试一试，如果你往一个方向推得太用力，那就放轻松。灵活一点，你会发现每次收到会议请求或即时消息时，自己都不会那么恼火。