第1部分第1部分，共3部分：传达清晰、简洁、可操作的信息

1. 1用6-8个单词的主题总结电子邮件。确保包含主题很重要，因为没有主题的电子邮件可能会被忽略。你的主题应该短小精悍，突出邮件的主要信息。理想的主题为读者提供了他们需要知道的一切，或者告诉他们需要做出决定。每天收到数百封邮件的人可能只会打开主题特别引人注目的邮件。确保首先在主题中放置最重要的单词，因为在移动设备上可能看不到整个主题。理想的主题是6-8个单词，并针对收件人进行个性化。良好的电子邮件主题行示例下午3点6/7的营销会议。你能参加吗？打印机坏了。我能换200美元吗？你的宠物。org发货将于9月8日送达。坏邮件主题行示例A Meeting a printerOn on the way to you

2. 2.让电子邮件简洁明了。人们很忙，他们不想花太多时间阅读工作邮件。在提供所有必要细节的同时，尽量缩短电子邮件。你的句子应该短小精悍。在发送电子邮件之前，请仔细阅读并删除任何不相关的信息。通常，如果您提供了过多或离题的信息，请将其删除。有些人试图创建和发送包含五句或更少句子的电子邮件。如果你能做到这一点，这是一个很好的指导方针，保持电子邮件简短和切中要害。你可以通过回答以下问题来做到这一点：“我是谁？我想要什么？我为什么要问这个人？他们为什么要做我要做的事？我/他们/我们需要采取的下一步是什么？”然而，这适用于普通的电子邮件，而不是需要很多细节的电子邮件，或是对发送链接给你的同事的快速“谢谢”。

3. 3.写电子邮件，以便浏览并采取行动。使用有助于读者快速获取所需信息的格式。在一封长邮件中用粗体标出最重要的句子或概念。使用要点和粗体文字帮助让邮件更容易浏览和处理。

4. 4如果有助于读者更快地处理电子邮件，请包含URL或附件。永远不要强迫读者在另一封电子邮件中查找URL或附件。“营销会议的议程在这个谷歌文档URL:Google.com/sample中”糟糕的URL实施示例“营销会议的议程在我4日发给你的电子邮件中。”

5. 5明确要求读者采取什么行动。不要让读者猜到你是在寻求决定、建议、推荐或购买。直接而明确地要求你想要、需要或期待什么！如果你要向多人发送邮件，明确询问尤其重要。而且，一定要说出你需要做出决定的具体人的名字。例如：“伊丽莎白：你喜欢我走A路还是B路？”或者，如果你的电子邮件只是通知某人某事，而不是要求采取行动，那么在主题或第一句话中清楚地将电子邮件标记为“仅供参考”。

第2部分第2部分，共3部分：保持礼仪和职业形象

1. 1使用正式的语气。你邮件的语气应该保持专业和直截了当。争取自信和礼貌的语气。尽量不要在邮件中使用情绪化或非正式的语言。尽可能避免缩略语和缩写。记住，完整的短语通常看起来更正式。例如，下面的邮件对商务来说太不正式了：谢谢你发来的蛇。很抱歉，有两个人死了。请尽快发送更多。待会儿再聊！前一封邮件的更正式版本：感谢您将四球蟒蛇送到我们的商店，宠物活着！2015年3月2日。不幸的是，其中两条蛇似乎在运送过程中受伤，在我打开蛇箱时死亡。我希望你们尽快派两条蛇来替换。请给我发电子邮件或打电话询问更多问题，或安排新的发货。有时，一封更为非正式的电子邮件在“内部”与你熟悉的同事之间是合适的，如果它符合“工作文化”。但是，不要使用文本缩写，使用完整的句子，不要写任何你不想让老板读的东西。

2. 阅读你的电子邮件。尽最大努力确保你的电子邮件不包含语法或拼写错误，并使用标准标点符号——例如，不包含所有大写字母。许多电子邮件程序包括拼写检查选项；如果你的电子邮件有一个，使用它！糟糕的语法几乎肯定会破坏你发送的信息，因此，如果可能的话，使用语法检查器。如果你要给很多人发一封邮件，或者邮件特别重要，你可能需要有人（或几个人）在发送前校对一下。

第3部分第3部分，共3部分：正式问候和结束语的最佳实践

根据你与收信人的关系，你可能需要使用正式的开场白和开场白。下面提供了一些方向和一系列选择。

1. 1在电子邮件中打招呼。问候语应该简洁、正式。根据信息的上下文，你可以选择或不选择用名字称呼某人。发送给其他企业或未指定人员的消息不需要姓名。问候的例子有：下午好，问候，亲爱的史密斯博士，坎贝尔夫人，

2. 2以结尾结束邮件。适当的结束语是礼貌的，表明电子邮件已经结束。虽然电子邮件的结尾可能不会出现常见的信件结尾，如“祝福”或“真诚”，但为电子邮件提供结尾被视为“最佳实践”。一些潜在的关闭：我期待你的回应，我希望很快收到你的回复，谢谢你的时间，你可能会让你的宠物活下来！通过电子邮件向snake分销商发送：“感谢您对此事的关注。”

3. 3.签名。在邮件末尾写上你的名字是合适的。许多电子邮件程序允许您根据自己的喜好提供自动签名。确保回复的形式与电子邮件的细节相符。你可能想在给另一家公司或你从未见过的人的工作电子邮件中提供你的全名和头衔，而在给你每天见到的同事的电子邮件中，仅你的名字可能是合适的。一些签名选项包括：Jane Smith博士（最正式）Dr.Smith博士（稍不正式）Jane Smith（有点非正式）Jane（非正式）

4. 4请考虑在签名下方提供联系信息。根据电子邮件的详细信息，您可能需要提供联系信息，如电话号码、传真号码、地址或网站。如果这是您希望包含在大多数或所有电子邮件中的信息，可以将其内置到您的自定义电子邮件签名中。

带注释的电子邮件示例

给客户的带注释的电子邮件

支持wikiHow并解锁所有示例。

给同事的带注释的电子邮件

支持wikiHow并解锁所有示例。

给员工的带注释的电子邮件

支持wikiHow并解锁所有示例。

• 避免使用缩写和首字母缩略词，除非你确信收件人会理解它们，并且它们不会损害你的职业形象。
• 确保尽可能避免使用行话，并解释您使用的任何行话，您的电子邮件收件人可能不理解。