10书面沟通的有效指南

在个人或商业环境中，必须具备通过书面通信进行有效沟通的能力。书面交流可以采取多种形式，包括电子邮件、短信、备忘录或信件。无论您使用何种格式，都应遵循一些基本规则，以确保您的书面交流正确有效，...

在个人或商业环境中，必须具备通过书面通信进行有效沟通的能力。书面交流可以采取多种形式，包括电子邮件、短信、备忘录或信件。无论您使用何种格式，都应遵循一些基本规则，以确保您的书面交流正确有效，

简单

使用简单的句子结构。复杂的句子结构会使你想说的话复杂化，容易被误解。保持你的句子简洁和中肯。与其说“我想在您方便的时候尽早安排一次会议讨论案件的相关事实”，不如说“请让我知道我们什么时候可以见面讨论案件。”

避免术语

不要使用只有您和特定人群才能理解的行话或语言。无论你与谁交流，你的书面交流都应该对你的听众开放。技术语言和行话只能在更简单的语言不足以满足时使用。

专一性

尽可能提供具体细节。避免使用模棱两可或不清楚的细节。与其写“我在这个领域有很多工作经验”，不如说“我做了三年半的工程师。”

健谈

书面交流不同于学术或学术写作，应更具对话性。根据经验，写作的方式与谈话类似。大声阅读你的信息，确保你的写作听起来像对话。

避免性别语言

避免在写作中附加男性或女性代词。当性别未知或涉及一群人时，使用“他”或“他的”在技术上是合理的语法，但这种语言可能会冒犯一些人。为了安全起见，除非你确定你所指的人的性别，否则不要使用性别代词。

避免被动语言

选择主动动词而不是被动动词，以增加书面交流的兴趣。写“我周六开车去海滩”，而不是“我周六驾车去海滩的时候……”。使用主动语态也会让你听起来更具对话性，因为我们在口头交流中很少使用被动语态。

风度翩翩

如果你认识你写信的人，请承认这种关系。不要使用像“你”这样的笼统代词，而是使用该人的名字。让你在书面交流中包含的信息与读者相关。根据你和这个人的关系，以适当的问候语开始和结束你的写作。

媒介选择

为你的书面交流选择合适的媒介。您是否使用电子邮件、短信或信函取决于您写信的对象和内容。如果您从未在工作环境中使用过短信，那么这可能不是与同事通信的最佳方式。

适当的幽默

适度使用幽默，仅在适合情况时使用。如果你不熟悉你的读者，避免开玩笑，以免冒犯读者。如果你和你的读者关系很好，可以在书面交流中随意使用幽默。即使你很了解读者，也要避免带有攻击性或争议性的幽默。

校对

无论你写得多么好，校对你的书面交流是至关重要的。检查你写作中的拼写或语法错误。确保您所写的内容有效传达了预期的信息。

发表于 2022-09-10 13:45
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分类：文学

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